Kepemimpinan dalam ISO Kalau kita mempelajari standar ISO 9001:2015, maka ada satu terminologi terkait Kepemimpinan atau Leadership yaitu pada Prinsip Manajemen Mutu. Standar ISO 9001:2015 memberikan alasan mengapa prinsip ini penting bagi perusahaan Sebelum kita membahas Prinsip Manajemen Mutu Kepemimpinan, secara utuh ada 7 (tujuh) prinsip yang mendasari keseluruhan persyaratan ISO 9001:2015 yaitu : fokus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan karyawan, pendekatan proses, perbaikan, pembuatan keputusan berdasarkan butkti dan manajemen hubungan. Jadi keseluruhan persyaratan standar ISO 9001 adalah penjabaran lebih lanjut dari ke 7 prinsip ini. Contohnya Prinsip Fokus Pelanggan dijabarkan dalam klausul 8.2.1 Komunikasi Pelanggan, klausul 9.1.2 Kepuasan Pelanggan dan sebagainya. lalu bagaimana dengan Prinsip Kepemimpinan? Prinsip Kepemimpinan dijabarkan dalam persyaratan dalam klausul 5 Kepemimpinan. Klausul ini terdiri dari sub klausul Kepemimpinan dan Komitmen, Kebijakan dan Peran Tanggung Jawab Wewenang Organisasi. Setiap persyaratan ini dimulai dengan kalimat : ‘ Manajemen Puncak’ harus. Ini berarti pimpinan tertinggi perusahaan yang melaksanakan kepemimpinan dalam penerapan ISO 9001. Kata ‘harus’ menjadikan seluruh persyaratan ini wajib dilaksanakan oleh perusahaan. Dalam standar terbaru ISO 9001 ini ada beberapa indikator yang mencerminkan Kepemimpinan yang diharapkan dalam penerapannya yaitu antara lain : bertanggung jawab atas efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Jadi ini adalah tugas pokok fungsi manajemen puncak, ini yang secara eksplisit dinyatakan bahwa jika ISO 9001:2015 tidak dilaksanakan maka akan menjadi ‘kesalahan’ manajemen puncak. Manajemen puncak diharuskan membuat suatu pernyataan formal mengenai komitmennya. Manajemen harus menyatakan kebijakan untuk menjalankan sistem manajemen mutu dan apa yang ingin dicapainya. Pernyataan ini biasa disebut sebagai Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan dan konteks perusahaan. Selain itu Kebijakan Mutu ini harus sejalan dengan arah strategis perusahaan. Kebijakan Mutu hanya menentukan arah kebijakan sistem manajemen mutu dan belum menetapkan indikator atau ukuran pencapaiannya. Karena itu berdasarkan kerangka kebijakan mutu yang telah ditetapkan maka perusahaan juga harus menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu adalah ukuran atau indikator mutu yang ingin dicapai perusahaan. Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan untuk mengkomunikasikan kebiajakan mutu dan memonitor pencapaian sasaran mutu secara periodik. Sasaran mutu ini kemudian diterjemahkan menjadi sasaran operasional di masing-masing Bagian. Masing-masing manajer Bagian harus melaporkan pencapaian sasaran mutu kepada Manajemen Puncak secara periodik. Rapat Tinjauan Manajemen yang dijadwalkan untuk membahas pencapaian sasaran mutu ini untuk mengevaluasi apakah sistem manajemen mutu telah mencapai tujuannya. Manajemen puncak harus memastikan integrasi persyaratan standar ISO 9001:2015 ke dalam proses bisnis. Dengan menggunakan pendekatan proses, seluruh persyaratan standar harus tercakup dalam proses bisnis perusahaan. Jika standar ISO 9001:2015 menyatakan adanya pengendalian produk dan layanan dalam bentuk identifikasi dan mampu telusur (klausul 8.5.2) maka manajemen harus memastikan produk dan layananannya mempunyai identifikasi yang unik sehingga memungkinkan mampu telusur terhadap apa yang telah dihasilkan perusahaan. Tugas penting lainnya dalam terminologi Kepemimpinan ISO adalah mempromosikan peningkatan berkesinambungan. Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Persyaratan ini lebih lanjut dijelaskan dalam klausul terpisah yaitu klausul terakhir 10.3 yang menyatakan perusahan harus terus menerus memperbaiki kesesuaian, kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Apa lagi penjabaran Kepemimpinan dalam penerapan ISO? Manajemen puncak diwajibkan untuk menetapkan Tugas Tanggung Jawab dan Wewenang. Manajemen puncak harus menetapkan secara jelas yang bertanggung jawab terhadap penerapan standar ISO 9001:2015 di setiap bagian. Proses-proses ini harus dipastikan untuk mencapai sasaran keluaran yang diharapkan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Tugas dan tanggung jawab juga harus ditetapkan untuk melaporkan kinerja pencapaian sasaran mutu kepada manajemen puncak dan memastikan seluruh karyawan fokus kepada pelanggan dan memastikan integrasi sistem manajemen mutu tetap terjada pada saat perubahan. >> Topik Lain Tentang ISO di Konsultan ISO (Homepage)
ISO 45001 dan Risk Assessment
Dalam Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001, kecelakaan tidak muncul secara tiba-tiba, hasil investigasi yang mendalam kecelakaan itu ada mata rantai kejadian sebelumnya. Efek domino menyatakan bahwa kecelakaan disebabkan oleh kejadian dan faktor. Penyebabnya bisa kondisi atau tindakan yang tidak aman. Apa saja yang perlu diketahui tentang ISO 45001 dan Risk Assessment? Pengendalian Manajemen Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001 memiliki konsep bahwa kondisi atau tindakan yang tidak aman hanya penyebab langsung, penyebab langsung disebabkan penyebab dasar. Penyebab dasar adalah kelemahan pengendalian manajemen. Karena itu dalam ISO 45001 Manajemen harus mengidentifikasi hazard, yaitu sumber atau situasi dengan potensi bahaya terhadap kecelakaan dan kesehatan manusia. Sedangkan risiko adalah kombinasi dari kemungkinan dan seberapa berat akibat yang ditimbulkan apabila hazard terjadi. Penilaian Risiko ISO 45001 mewajibkan perusahaan untuk melakukan risk assessment yaitu proses memperkirakan besarnya (magnitude/severity) risiko apakah masih dalam taraf toleransi. Aktifitas risk assessment ini harus berkelanjutan untuk aktifitas rutin dan non rutin. Seringkali aktifitas yang non rutin terlewat. Risk assessment juga dilakukan untuk seluruh personil yang memasuki tempat kerja (pengunjung dan subkontraktor). Risk assesment adalah kegiatan inti dari Sistem Manajemen K3, karena harus berkelanjutan makan pendekatannya proaktif dibandingkan reaktif. Dalam audit SMK3 ISO 45001 dilakukan Dokumen Review dari Risk Assesment atau yang biasa disebut HIRADC. Majemenen harus dapat menunjukkan dokumen HIRADC yang dilakukan secara sistematis dan komprehensif mencakup seluruh aktifitas, proses, operasi dan tempat kerja. Metodologi HIRADC Sistematis berarti ditetapkan metodenya, Konsultan ISO ISO 45001 tidak menjelaskan secara spesifik metodologinya, tugas auditor memastikan bahwa kegiatan Risk Assessment ini cukup memadai. Perusahaan dalam industri yang risikonya kecil, metode HIRADC dapat sederhana. Namun jika perusahaan merupakan industri dengan risiko besar dan tingkat kompleksitas proses yang tinggi, maka metode HIRADCnya harus komprehensif untuk memastikan Risk Assessmentnya efektif. Proses yang kompleks bisa didukung data kuantitatif dan banyak dokumentasi, sebaliknya HIRADC yang sederhana dapat dengan data kualitatif. Metodologi HIRADC bisa berbeda tapi yang penting perusahaan harus bisa memastikan HIRADC menjawab 4 pertanyaan yaitu : Apa yang bisa berakibat buruk? Berapa sering kemungkinannya? Berapa buruk akibatnya? dan Bisakah kita mentoleransinya?. Ini mudah dikatakan, namun secara teknis sulit untuk melaksanakannya terutama untuk perusahaan yang menghadapi perubahan teknologi dan risiko-risiko baru. HIRADC biasanya dilakukan untuk proses-proses utama, bisa juga dilakukan per unit/ departemen yang merinci proses apa saja, ada mesin apa saja, ada bahan baku apa saja. Ukuran Pengendalian ISO 45001 menetapkan ukuran pengendalian sebagai kriteria kinerja yang harus konsisten dengan Kebijakan dan Komitmen Manajemen dan monitoring pencapaiannya di lapangan sesuai dengan klausul Pengendalian Operasi. HIRADC dan ukuran pengendalian adalah ukuran efektifitas Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001. Hasil HIRADC merupakan masukan untuk menetapkan kebutuhan fasilitas kerja dan kebutuhan pelatihan. Apakah setiap hazard yang diidentifikasi harus ditetapkan cara pengendaliannya? Apabila kemungkinan terjadinya sangat kecil dan risiko akibatnya juga sangat kecil maka kategori risiko akan kecil dan mungkin saja masuk dalam toleransi ukuran pengendalian yang masih dapat diterima oleh perusahaan. Siapa Yang Melakukan HIRADC? Siapa yang melakukan melakukan Risk Assessment? apakah dilakukan oleh personil atau tim? Bagaimana kompetensinya?, apakah tim kemampuan dalam menggunakan teknik-teknik seperti brainstorming, teknik ‘what if’, Matrix Risiko, HAZOP (Hazard and Operability Studies), FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), FTA (Fault Tree Analysis), ETA (Event Tree Analysis). Evaluasi efektifitas penerapan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001, dilaksanakan salah satunya dengan meninjau metode Risk Assessment yang digunakan. Konsultan ISO 45001 Change Konsultan memberikan pelatihan untuk melaksanakan Risk Assessment dengan baik. >> Informasi ISO di Artikel Konsultan ISO (Beranda)
Wakil Manajemen di ISO 9001-2015
Wakil Manajemen di ISO 9001-2105 banyak sekali ditanyakan oleh organisasi yang akan mengupgrade Sistem Manajemen Mutunya ke versi terbaru yaitu ISO 9001:2015. Apakah masih ada jabatan Wakil Manajemen yang disebutkan dalam klausul 5.5.2 ISO 9001:2008? Mari kita lihat beberapa tugas dan kewenangan wakil manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu organisasi diantaranya : Memastikan sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif sesuai ruang lingkup sertifikasi Secara periodik dalam rapat tinjauan manajemen melaporkan kinerja dan kebutuhan sumber daya untuk peningkatan sistem manajemen mutu demi tercapainya kepuasan pelanggan Melakukan promosi kesadaran mutu sehingga seluruh karyawan memahami pentingnya mutu dalam melakukan pekerjaannya Menyusun Program Audit Internal untuk memastikan apakah sistem manajemen mutu telah diterapkan secara efektif? Memeriksa prosedur mutu sebelum disahkan oleh manajemen puncak dan melakukan pengawasan pengendaliannya yang secara operasional dilakukan oleh Pengendali Dokumen Memberikan masukan penetapan sasaran mutu bagian dan memastikan keselarasannya dengan sasaran mutu tingkat organisasi untuk dapat disahkan oleh manajemen puncak Dan masih banyak lagi tugas kewenangan penting Wakil Manajemen yang perlu ditetapkan dalam sistem manajemen mutu untuk memastikan penerapan sistem manajemen yang efektif. Sekarang mari kita lihat standar ISO 9001:2015 terbaru Konsultan ISO Profesional Pengalaman, dalam standar ISO 9001:2015 klausul 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen dinyatakan bahwa manajemen puncaklah yang bertanggung jawab terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Sehingga manajemen puncak ( baca : Direktur Utama) yang secara langsung mengendalikan penerapan sistem manajemen mutu. Hal ini yang menyebabkan standar ISO 9001:2015 terbaru lebih menekankan komitmen pimpinan perusahaan tertinggi untuk dapat mengelola mutu produk dan jasanya. Konsultan ISO Profesional, Jadi peran ‘Wakil Manajemen’ menjadi langsung peran ‘Manajemen’. Kemudian dalam klausul 5.1.1 Kepemimpinan standar ISO 9001:2015 menyatakan bahwa : Manajemen Puncakan mendukung peran manajemen lainnya yang relevan untuk menunjukkan kepemimpinannya yang berlaku untuk wilayah tanggung jawabnya. Jadi dengan kata lain standar ISO 9001:2015 menyatakan bahwa Manajer setiap bagian juga mempunyai peran langsung dalam mengelola mutu yang harus didukung oleh Manajemen Puncak. Sehingga jabatan ‘Wakil Manajemen’ di standar ISO 9001:2008 memang hilang namun perannya tetap ada dan berpindah kepada Manajemen Puncak yang juga didelegasikan kepada Manajer Bagian di area tanggung jawabnya masing-masing. Konsultan ISO, akan membantu organisasi untuk melakukan perubahan peran pengelola sistem manajemen mutu yang selama ini menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen menjadi tanggung jawab seluruh lini manajemen. Hubungi Kami Change Konsultan untuk Upgrading ISO 9001:2015. >> Read Other Articles in Homepage Konsultan ISO