Apa saja tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal? – Siklus Audit Internal | Konsultan ISO
Berikut ini adalah tahapan yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan Audit Internal :
1. Membuat Program Audit Internal
Program Audit Internal menjelaskan rencana dan jadwal pelaksanaan Audit Internal di seluruh Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi. Program Audit juga harus mencakup seluruh Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 yang telah ditetapkan oleh Manajemen.
2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal
Auditor Internal yang melaksanakan pemeriksaan Sistem Manajemen harus sudah pernah mengikuti Pelatihan Audit Internal. Pelatihan Audit Internal akan menjelaskan Fokus Audit ISO 9001:2015, Siklus Audit, Teknik dan Metode Audit, Teknik Bertanya, Laporan Audit dsb.
3. Pembentukkan Tim Audit
Tim Audit ditunjuk oleh Manajemen yang terdiri dari Ketua Tim Audit (Lead Auditor) dan Tim Audit (Auditor). Audit Internal harus dilaksanakan secara independen dimana auditor tidak boleh mengaudit area kerjanya sendiri.
4. Review Dokumentasi
Tim Audit melakukan review Prosedur sesuai dengan penugasannya dan membuat Daftar Periksa (Check List). Daftar Periksa akan membantu Auditor mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan audit dan merupakan kertas kerja untuk menuliskan fakta temuan audit.
5. Melaksanakan Rapat Pembukaan Audit
Tim Auditor melaksanakan Rapat Pembukaan Audit (Opening Meeting) yang dihadiri oleh seluruh Bagian yang akan diaudit (Auditee). Ketua Tim Audit memimpin Rapat Pembukaan untuk menjelaskan rencana dan metode pelaksanaan audit yang akan dilaksanakan.
6. Melaksanakan Audit Internal
Tim Audit mengumpulkan bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen dengan melakukan wawancara, tinjauan dokumen dan menyaksikan pelaksanaan proses. Auditor harus mencatat seluruh bukti penerapan baik yang Sesuai (Compliance) maupun yang Tidak Sesuai (Non Compliance).
Siklus Audit Internal | Konsultan ISO
7. Membuat Laporan Audit Internal
Tim Audit membuat Laporan Audit dibuat berdasarkan bukti-bukti penerapan yang telah didokumentasikan dengan lengkap dalam Daftar Periksa. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian, Auditor membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective Preventive Action Request)
8. Melaksanakan Rapat Penutupan Audit
Ketua Tim Audit memimpin Rapat Penutupan Audit (Closing Meeting) untuk menjelaskan efektifitas penerapan Sistem Manajemen di masing-masing Bagian. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian disampaikan, Auditor meminta kesepakatan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan Auditee.
9. Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Manajer Bagian (Auditee) menyepakati temuan Ketidaksesuaian dan melakukan analisis akar masalah serta melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Manajer Bagian menandatangani Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan untuk disampaikan kepada Manajemen.
10. Melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Manajemen memeriksa efektifitas penerapan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dilaksanakan oleh Bagian (Auditee). Apabila Tindakan Perbaikan dan Pencegahan telah tepat dan efektif, maka Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan dapat ditutup.
11. Melaporkan Dalam Rapat Tinjauan Manajemen
Ketua Tim Audit melaporkan hasil Audit Internal dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen kepada Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Manajemen memberikan masukan dan mengingatkan kembali akan komitmen menerapkan Sistem Manajemen secara efektif untuk meningkatkan kinerja proses dan mutu produk serta layanan.
12. Melakukan Evaluasi Audit Internal
Manajemen dan Ketua Tim Audit melakukan evaluasi terhadap pelakasanaan Audit Internal, Temuan Audit dan juga Kompetensi Auditor. Program Peningkatan Audit Internal ditetapkan untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan Audit Internal berikutnya.
Hubungi Change Konsultan untuk pelaksanaan Pelatihan Audit Internal.
Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Integrasi