Konsultan ISO Jakarta | Audit Internal
Jangan Lakukan Ini dalam Audit Internal. Seorang auditor yang melaksanakan audit harus mempersiapkan proses audit dengan baik. Karenanya ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang auditor, apa saja itu? Diantaranya adalah :
- Tidak Membaca Prosedur
Tidak ada audit jika membelum membaca prosedur bagian yang akan diaudit. Seorang auditor diharapkan memahami apa yang akan diperiksanya. Sehingga seorang auditor harus membaca prosedur terlebih dahulu sebelum melakukan audit. Sebaiknya auditor adalah orang yang memahami proses yang akan diperiksanya, lebih baik lagi jika punya pengalaman bekerja di area tersebut. Dengan membaca prosedur maka akan mengetahui apa saja dokumen yang akan diperiksa dan di titik mana saja yang merupakan pengendalian mutu. Auditor sebaiknya juga menjadi lebih familiar dengan istilah-istilah teknis yang biasa digunakan dalam proses yang akan diaudit. Konsultan ISO akan membantu menjelaskan titik-titik kendali mutu untuk setiap proses.
- Tidak Membuat Check List
Hasil dari tahap satu di atas adalah pemahaman auditor mengenai proses yang akan diperiksanya. Karenanya auditor harus membuat Daftar Periksa atau Check List. Check List adalah lembar kerja auditor. Secara umum checklist terdiri dari beberapa kolom yang terdiri dari item yang akan diperiksa, kemudian tempat menuliskan hasil pemeriksaan dan keputusan auditor mengenai kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap prosedur. Check List menjadi akan menjadi masukan auditor dalam menulisakan Laporan Audit. Laporan audit ini harus konsisten dengan kertas kerja audit atau check list. Maksudnya adalah apa yang tertulis di laporan audit harus merupakan fakta yang juga terdokumentasi di check list audit. Konsultan ISO akan memberikan pemahaman penulisan check list dan Laporan Audit.
- Petanyaan Yang Tidak Perlu
Dalam melakukan wawancara ada beberapa pertanyaan yang tidak perlu dilakukan seorang auditor. Salah satu diantaranya adalah pertanyaan yang menuduh. Misalnya : “ Pasti bapak melakukan hal ini… “ Seorang auditor tidak boleh berasumsi apa yang dikerjakan oleh auditee, yang harus dilakukan adalah menanyakan dan melihat prosesnya secara langsung. Kemudian dikonfirmasi dengan dokumentasi yang ada. Jika semuanya menunjukkan kesesuaian berarti sistem telah berjalan dengan baik. Jika tidak maka dituliskan ketidaksesuaian berdasarkan fakta pelaksanaan ataupun dokumentasi yang tidak lengkap. Konsultan ISO akan membantu auditor memahami cara melakukan audit di lapangan untuk menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian.
- Tidak Menjaga Rahasia
Seluruh hasil audit adalah rahasia. Auditor harus bisa menjaga rahasia ini. Hal ini karena pada saat audit, auditor melihat dan mempunyai akses kepada seluruh dokumen. Bisa saja dokumen yang diperiksa adalah hasil penilaian kinerja seseorang atau bahkan jumlah pendapatan rekannya yang ada dalam dokumen yang diperiksa. Karenanya salah satu code of conduct dalam melakukan audit adalah menjaga kerahasiaan. Laporan audit adalah media untuk secara formal menyampaikan kepada manajemen, diluar Laporan audit tidak boleh ada informasi yang disampaikan oleh auditor kepada pihak yang tidak mempunyai hak untuk mengetahui hasil audit. Konsultan ISO mengajarkan klausul confidentiality agreement yang menjadi dasar bagi seluruh auditor yang melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang memuat informasi yang terbatas bahkan rahasia seperti formula produk.
- Tidak Menindaklanjuti Temuan Audit
Kesalahan terbesar dari audit internal adalah tidak menindaklanjtui temuan audit. Konsultan ISO memastikan seluruh temuan ketidaksesuaian audit harus segera ditindaklanjuti. Laporan Ketidaksesuaian harus ditandatangani oleh pihak auditee sebagai kesepakatan untuk memperbaiki. Ada tanggal yang disepakati sebagai batas waktu untuk auditee melakukan perbaikan. Pada tanggal tersebut auditor akan melakukan follow up audit untuk meastikan seluruh ketidaksesuaian telah ditindaklanjuti dan ditutup. Dalam Rapat Tinjauan Manajemen auditor menyampaikan kepada manajemen bahwa seluruh temuan telah ditindaklanjuti untuk memperbaiki sistem manajemen.
Demikian beberapa hal yang jangan dilakukan dalam audit internal. Hubungi Change Konsultan untuk mengikuti training ISO Audit Internal.