Konsultan ISO | Pelatihan Pengendali Dokumen
Pengendalian Dokumen adalah salah satu persyaratan klausul ISO 9001 yang paling sulit diterapkan, juga termasuk yang tidak mudah untuk dilaksanakan secara konsisten. Akibatnya banyak temuan audit, baik audit internal maupun audit Badan sertifikasi masuk dalam kategori Pengendalian Dokumen.
Apa yang dimaksud dengan dokumentasi yang baik?
- Jelas (tidak rumit)
- Terstruktur (sistematika penulisan)
- Mudah diterapkan (secara konsisten)
Salah satu dokumentasi yang dipersyaratkan dalam ISO 9001 adalah Prosedur, sehingga dalam penerapan azas dokumentasi yang baik, prosedur yang ditulis dengan baik adalah prosedur yang :
- Menggunakan format yang telah ditetapkan (Tujuan, Ruang Lingkup, Referensi/Definisi, Uraian Proses, Diagram Alir, Lampiran)
- Ditulis dengan baik (SPOK, hindari kalimat yang terlalu panjang, memiliki kata kerja yang jelas, menghindari kalimat negatif)
- Mudah untuk dipahami dan dilaksanakan (tidak menggunakan kata/istilah yang tidak dimengerti, user friendly)
- Dilakukan pengendalian dokumen sesuai persyaratan ISO 9001
Training ISO | Memiliki Dokumentasi ISO 9001 Dalam Jumlah Yang Tepat
Yang menjadi pertimbangan juga adalah berapa banyak Dokumentasi dalam ISO 9001 yang dikembangkan? Berapa banyak prosedur, Instruksi Kerja, Formulir yang dibutuhkan dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu?
Hindari menulis dokumentasi yang berlebihan atau ‘overlapping’ yang merupakan pengulangan dari dokumentasi yang telah ada. Perhatikan kompetensi dari pelaksana proses untuk menetapkan kepentingan suatu Instruksi Kerja. Dan juga hindari dokumentasi yang ‘underlapping’ yaitu banyak proses yang tidak terdokumentasi, terutama di daerah ‘abu-abu’ dari proses. Hal ini akan menyebabkan setiap pelaksana mempunyai cara sendiri-sendiri dalam melaksanakan proses, karena kegiatan tersebut tidak didokumentasikan dengan baik.
Jadi seberapa banyak dokumentasi ISO 9001 yang tepat?
- Dalam persyaratan ISO 9001 ada yang disebut dengan dokumentasi wajib
- Tujuan dari dokumentasi ISO 9001 adalah melakukan proses secara konsisten, jadi jika ada dua pelaksana proses mungkin melaksanakannya secara berbeda, maka perlu dipetimbangkan adanya Prosedur atau Instruksi Kerja.
- Kebutuhan dokumentasi juga tergantung dari tingkat kompetensi pelaksana proses di dalam organisasi.
Untuk pelatihan Pengendali Dokumen dapat menghubungi kami Change Konsultan – Konsultan dan Training ISO Profesional dengan pengalaman 15 tahun telah membantu Organisasi mencapai Sertifikat Sistem Manajemen ISO tepat waktu