Surveillance Audit atau audit pengawasan ISO 9001:2015 biasanya dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi yang ditunjuk dengan penentuan tanggal audit disepakati bersama dengan klien. Prosedur yang digunakan sama dengan audit sertifikasi, dalam hal ditemukannya ketidaksesuaian besar yang sifatnya serius atau ‘major’ maka Badan Sertifikasi dapat membatalkan atau mencabut Sertifikat ISO 9001:2015.
Konsultan ISO | Surveillance Audit
Pada setiap surveillance audit, persyaratan sistem mutu berikut ini selalu di audit, yang terdiri dari klausul-klausul:
- Konteks Organisasi
- Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
- Proses Pendukung
- Operasi atau Proses Utama
- Evaluasi Kinerja
- Peningkatan Mutu.
Selain itu auditor akan memeriksa efektifitas tindakan perbaikan dari penyimpangan sebelumnya seperti Laporan Audit Internal dan juga tindak lanjut temuan Audit Badan Sertifikasi. Badan Sertifikasi juga wajib untuk memeriksa apakah penggunaan sertifikat logo ISO 9001:2015 dilakukan secara benar.
Beberapa dokumen yang diperiksa dalam pelaksanaan Audit Surveillance oleh auditor Badan Sertifikasi antara lain adalah pengukuran pencapaian Sasaran Mutu. Organisasi telah menetapkan Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu adalah pernyataan formal Manajemen mengenai tujuan dari penerapan Sistem Manajemen Mutu. Kebijakan Mutu antara lain menyatakan komitmen untuk :
- Mencapai Kepuasan Pelanggan
- Menerapkan Sistem Manajemen Mutu secara Efektif
- Memastikan Kompetensi Karyawan
- Memastikan Sarana Prasarana Pendukung
- Menerapkan Peningkatan Mutu
- Mematuhi Peraturan dan Regulasi
Sasaran Mutu adalah target yang spesifik, terukur dan terkait dengan Kebijakan Mutu. Sesuai dengan pendapat para ahli Manajemen Mutu bahwa
“Apa yang tidak bisa diukur tidak bisa dikelola, apa yang tidak bisa dikelola tidak bisa ditingkatkan “
Maka masing-masing Bagian/Bidang harus melakukan monitoring pencapaian Sasaran Mutu sebagai ukuran keberhasilan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu.
Contoh monitoring pencapaian sasaran mutu antara lain :
‘Mencapai Indeks Kepuasan Pelanggan 3.5’
Maka organisasi harus melakukan Survey Kepuasan Pelanggan yang berisi pertanyaan mengenai persepsi pelanggan terhadap mutu produk atau layanan yang diterimanya.
Sasaran Mutu ini diukur secara periodik dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. Untuk proses yang rutin maka sasaran mutu diukur setiap bulan, sedangkan sasaran mutu yang merupakan program tahunan dapat diukur pada akhir tahun.
Sasaran mutu harus dilaporkan kepada Wakil Manajemen untuk dilaporkan sebagai kinerja penerapan Sistem Manajemen Mutu. Apabila ada sasaran mutu yang tidak tercapai maka harus dilakukan tindakan perbaikan untuk memastikan tidak terulang.