Teknik Audit Internal – Dalam melakukan audit internal, seorang auditor mempunyai tugas untuk mengumpulkan fakta tentang penerapan Sistem Manajemen. Untuk dapat melakukan tugasnya seorang auditor harus melakukan tiga teknik audit berikut yang dapat membantunya mengumpulkan bukti-bukti penerapan. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 1. Describe (Menjelaskan) Auditor meminta auditee untuk menjelaskan proses yang ada di area kerjanya. Bagaimana proses dilaksanakan mulai dari input sampai dengan output. Apa saja tahap pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan persyaratan mutu dapat dipenuhi. Dengan menggunakan teknik ini maka auditor dapat menyimpulkan apakah auditee memahami prosedur dan proses yang dilaksanakannnya. Auditor melakukan wawancara dengan auditee untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan. Auditor mengajukan pertanyaan terbuka yang menyebabkan auditee harus menerangkan proses dengan rinci. Karena tujuan pelaksanaan audit untuk mengumpulkan bukti-bukti penerapan, maka auditee yang harus lebih banyak berbicara dibandingkan dengan auditor. Auditor menuliskan semua informasi yang didapat dalam kertas kerja check list auditor. Konsultan ISO | Teknik Audit Internal 2. Demostration (Memperagakan) Pada saat audit, auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses yang dilaksanakannya. Auditor dapat mengujungi area kerja untuk menyaksikan pelaksanaan proses. Melihat secara langsung pelaksanaan proses sangat penting untuk auditor untuk dapat menyimpulkan apakah prosedur telah diterapkan secara efektif. Auditor membandingkan kesesuaian pelaksanaan proses dibandingkan dengan apa yang dijelaskan dalam dokumentasi. Apabila ada penerapan yang tidak sesuai, maka dapat menjadi temuan ketidaksesuaian. Temuan ketidaksesuaian dapat terjadi terhadap pemenuhan persyaratan standar atau juga penyimpangan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan fakta dengan lengkap sebelum menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 3. Documentation (Dokumentasi) Teknik ini digunakan oleh auditor untuk meninjau kecukupan dokumen dan rekaman. Dalam ISO 9001:2015 disebut sebagai Informasi terdokumentasi. Dalam prosedur biasanya disebutkan rekaman apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan proses. Auditor harus memeriksa kelengkapan rekaman proses, bagaimana cara penyimpanannya, lama masa simpan dsb. Dalam standar ISO 9001 rekaman atau informasi terdokumentasi ini adalah bukti obyektif yang menunjukkan bahwa Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif. Auditor harus mencatat seluruh rekaman yang diperiksa dalam pelaksanaan audit secara lengkap dan akurat apabila apabila menjadi temuan ketidaksesuaian. Konsultan ISO Integrasi | Teknik Audit Internal Auditor Internal dapat menggunakan tiga teknik audit internal ini untuk dapat melaksanakan tugasnya memastikan Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif dan telah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan manajemen.
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Kebijakan Mutu adalah sebuah dokumen pernyataan formal dari Manajemen Puncak sebuah perusahaan mengenai komitmennya mengelola mutu produk dan layanan. Dalam standar ISO 9001:2015 persyaratan ini dinayatakan dalam klausul 5.2.1. Apa saja temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan oleh Auditor? Berikut ini beberapa diantaranya : Kebijakan Mutu belum ditetapkan. Hal ini merupakan temuan yang bersifat major dimana Manajemen Puncak belum menetapkan kebijakan mutu. Karena di dalam standar ISO 9001 ada kata ‘shall’ yang artinya ‘harus” maka perusahaan sebaiknya menetapkan terlebih dahulu salah satu dokumen wajib standar ISO 9001:2015 ini dalam pengembangan dan penerapannya di perusahaan. Kebijakan Mutu belum sesuai dengan Sasaran Mutu. Dalam standar ISO 9001:2015 dinyatakan bahwa kebijakan mutu menyediakan kerangka untuk menetapkan sasaran mutu. Hal ini berarti kebijakan mutu yang telah ditetapkan harus didukung dengan sasaran mutu yang terukur untuk memastikan pencapaian kebijakan mutu. Contoh dalam kebijakan mutu menyebutkan komitmen untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka dalam sasaran mutu menjelaskan tingkat capaian atau kinerja mutu yang ditargetkan, misalnya mencapai indeks kepuasan pelanggan 3,5. Temuan kebijakan mutu lainnya adalah belum adanya komitmen untuk memenuhi peraturan yang berlaku. Dalam standar ISO 9001:2015 dipersyaratkan bahwa kebijakan mutu harus mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku. Dalam ruang lingkup standar ISO 9001:2015 dijelaskan bahwa persyaratan ini terdiri dari persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan yang berlaku. Dalam catatan 2 ruang lingkup dinyatakan bahwa persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku dapat dinyatakan sebagai persyaratan hukum. Perusahaan diharapkan mempunyai Daftar Dokumen Eksternal yaitu daftar peraturan dan undang-undang yang berlaku terkait bidang industrinya untuk dapat memenuhi persyaratan ini. Temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan adalah perihal mengkomunikasikan kebijakan mutu agar dipahami oleh karyawan dan pihak terkait. Perlu dinyatakan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkomunikasikan kebijakan mutu ini, seperti misalnya menempatkan kebijakan mutu di tempat-tempat strategis agar dapat dibaca oleh karyawan maupun pihak terkait lainnya. Sosialisasi kebijakan mutu juga harus dilaksanakan sehingga karyawan dapat memahami dan melaksanakan kebijakan mutu. Kebijakan mutu adalah salah satu dokumen wajib ISO 9001:2015 yang harus sesuai dengan tujuan dan konteks perusahaan dalam mendukung keputusan strategis untuk mengelola mutu produk dan layanan. Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Integrasi
Ini Manfaat Penerapan 5S
Ini Manfaat Penerapan 5S | Konsultan ISO Program 5S adalah konsep dasar dalam menerapkan sistem manajemen mutu karena menciptakan budaya disiplin dan peningkatan mutu di tempat kerja. Bagaimana cara menrapkan 5S berikut ini penjelasannya: