Persiapan Surveillance Audit ISO 9001:2015. Badan Sertifikasi yang ditunjuk sebagai pihak ketiga independen akan memeriksa Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan Surveillance Audit setiap tahunnya. Surveillance audit ini merupakan kewajiban bagi organisasi yang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 sebagai bentuk pengawasan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Change Konsultan ISO | http://changekonsultan.com Beberapa hal yang perlu dipersiapkan oleh organasasi dalam pelaksanaan Audit Surveillance ini antara lain adalah : A. Memastikan Wakil Manajemen dan Pengendali Dokumen mengendalikan proses manajemen yang diatur dalam : Manual Mutu Prosedur Pengendalian Informasi Terdokumentasi Prosedur Prosedur Manajemen Risiko Prosedur Monitoring Sasaran Mutu Prosedur Pengendalian Hasil Kegiatan Tidak Sesuai Prosedur Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan Prosedur Pengelolaan Audit Internal Prosedur Manajemen Pengetahuan Prosedur Manajemen Perubahan Prosedur Program Improvement Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen B. Memastikan masing-masing Bidang dan Bagian menerapkan proses sesuai dengan Prosedur Kerja yang telah ditetapkan. C. Memastikan bukti Rekaman dari masing-masing Bidang dan Bagian disimpan dengan baik sesuai dengan Daftar Rekaman Bidang/Bagian. D. Memastikan Bidang dan Bagian melakukan monitoring Sasaran Mutu sesuai Program Sasaran Mutu sesuai dengan periode pengukuran dalam formulir Monitoring Pencapaian Sasaran Mutu Bidang/Bagian. E. Memastikan Bidang dan Bagian melakukan evaluasi efektifitas mitigasi risiko proses dalam formulir Manajemen Risiko. F. Memastikan Wakil Manajemen dan Auditor Internal melakukan audit internal untuk memeriksa efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 berdasarkan Prosedur Pengelolaan Audit Internal. Berdasarkan jadwal Surveillance Audit yang akan diadakan dilaksanakan, maka masing-masing Bidang dan Bagian harus mempersiapkan dengan baik bukti-bukti penerapan seperti yang dijelaskan di atas untuk dapat ditunjukkan dalam audit pengawasan ISO 9001:2015. Change Konsultan ISO | http://changekonsultan.com
Contoh Penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2015 di Bagian Tata Usaha Perguruan Tinggi Contoh penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan ruang lingkup Bagian Tata Usaha Fakultas Perguruan Tinggi yang bertujuan untuk : Mencapai kepuasan mahasiswa Memastikan tercapainya mutu layanan Bagian Tata Usaha sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan Meningkatkan kompetensi pegawai Bagian Tata Usaha melalui program pelatihan Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan konsisten dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya Mematuhi seluruh Peraturan dan Undang-Undang yang terkait pelaksanaan Tata Usaha Ruang Lingkup penerapan ISO 9001:2015 di Bagian Tata Usaha terdiri dari : Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan Konsultan ISO 9001:2015 | Perguruan Tinggi Semua persyaratan standar ISO 9001:2015 diterapkan tidak ada yang dikecualikan. Persyaratan standar ISO 9001:2015 yaitu : Konteks Organisasi Kepemimpinan Perencanaan Pendukung Operasi Evaluasi Kinerja Peningkatan Persyaratan ISO 9001:2015 Standar ISO 9001:2015 memberikan beberapa persyaratan kepada perusahaan yang akan menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Diantara persyaratan itu adalah memenuhi apa yang dipersyaratkan oleh pelanggan. Ada 3 kebutuhan pelanggan yaitu : mutu, waktu dan harga. Ketiganya harus dapat dipenuhi oleh perusahaan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Adalah sangat penting untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan tersebut sekaligus. Persyaratan mutu biasanya disebut sebagai spesifikasi. Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan perusahaan dan pelanggan harus menyetujui persyaratan yang akan dipenuhi oleh produk dan layanan. Kesepakatan ini harus terdokumentasi dengan baik dan dikomunikasikan ke seluruh bagian terkait untuk memastikan persyaratan pelanggan terpenuhi. Persyaratan waktu. Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan dalam klausul pengiriman bukan hanya tepat waktu sesuai dengan persyaratan pelanggan, namun juga memastikan produk dan layanan dijaga sehingga tidak terjadi penurunan mutu sampai diterima oleh pelanggan. Ketepatan waktu pengiriman produk kepada pelanggan harus dimonitor dalam mata rantai proses produksi. Persyaratan harga termasuk yang harus disepakati di awal oleh perusahaan dan pelanggan. Mutu seringkali terkait dengan masalah harga. Perusahaan harus mengendalikan biaya mutu dan mengurangi produk tidak bermutu (reject) sehingga dapat menghasilkan produk dan layanan dengan harga bersaing. Biaya pencegahan termasuk penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 harus memberikan manfaat terkendalinya biaya mutu. Tahapan Upgrading ISO 9001:2015 Tahapan Upgrading Konsultan ISO 9001:2015. Pelaksanaan konsultansi Upgrading ISO 9001:2015 di perusahaan akan dilaksanakan dengan tahapan kegiatan sebagai berikut : Bulan Ke 1 : Membuat Manual ISO 9001:2015 Membuat Prosedur Konteks Organisasi Membuat Prosedur Manajemen Risiko Membuat Prosedur Manajemen Perubahan Membuat Prosedur Manajemen Pengetahuan Memfinalkan Dokumentasi ISO 9001:2015 Bulan Ke 2 : Menerapkan Manual dan Prosedur ISO 9001:2015 Melakukan Sosialisasi Penerapan ISO 9001:2015 Memastikan Kelengkapan Daftar Bukti Kerja / Rekaman Mutu Melakukan Pelatihan Audit Internal ISO 9001:2015 Melaksanakan Audit Internal ISO 9001:2015 Menindaklanjuti Tindakan Koreksi Hasil Audit Internal Bulan Ke 3 : Menyiapkan Data Untuk Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen Melakukan Persiapan Akhir Sebelum Audit Badan Sertifikasi Mendampingi pada saat Audit Badan Sertifikasi Menindaklanjuti Tindakan Koreksi terhadap Ketidaksesuaian Hasil Audit Badan Sertifikasi Perusahaan mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2015 Untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 sampai dengan Sertifikasi dapat menghubungi : Change Konsultan Contact Phone : 0812-8604777 Email : [email protected]
Sasaran Mutu Kontraktor
Sasaran Mutu Kontraktor – Dalam penerapan ISO 9001:2015 perusahaan konstruksi wajib menetapkan sasaran mutu. Persyaratan klausul 6.2 standar ISO 9001:2015 ini mewajibkan perusahaan untuk menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkatan dan proses yang relevan yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Sasaran Mutu harus konsisten dengan kebijakan mutu, terukur, memperhitungkan persyaratan yang berlaku, relevan dengan kesesuaian produk / jasa dan dengan peningkatan kepuasan pelanggan. Sasaran Mutu juga harus dipantau, dikomunikasikan dan diperbarui secara periodik. Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Berikut ini contoh sasaran mutu di perusahaan kontraktor : A. Bagian Marketing Sasaran Mutu : Kelengkapan dokumen proyek kepada Operasi 100% Periode Pengukuran : Setiap bulan per proyek Metode Pengukuran : Jumlah dokumen yang diserahkan dibandingkan jumlah dokumen yang diperlukan Sumber Data : Check List Serah Terima Proyek dari Bagian Marketing ke Bagian Operasi. B. Bagian Operasi Sasaran Mutu #1 : Defect List hasil pemeriksaan bersama pelanggan maksimal 10 per area Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Jumlah defect list per area Sumber Data : Laporan Defect List Sasaran Mutu #2 : Proyek 100% sesuai waktu yang ditetapkan Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Tidak ada penalti keterlambatan dan sesuai dengan master schedule Sumber Data : Master Schedule Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Sasaran Mutu #3 : Proyek sesuai 100% anggaran Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Jumlah biaya proyek dibandingkan anggaran proyek Sumber Data : Laporan Bulanan Proyek C. Bagian Pembelian Sasaran Mutu : Barang yang dibeli 100% sesuai spesifikasi Periode Pengukuran : Setiap bulan per proyek Metode Pengukuran : Jumlah barang yang sesuai sepesifikasi dibandingkan total pembelian Sumber Data : Purchase Order dan Pemeriksaan kedatangan D. Bagian Sumber Daya Manusia Sasaran Mutu : Program pelatihan tahunan direalisasikan minimal 60% Periode Pengukuran : Setiap tahun Metode Pengukuran : Jumlah pelatihan yang dilaksanakan dalam satu tahun dibandingkan dengan program pelatihan tahunan Sumber Data : Program Pelatihan Tahunan Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Integrasi Sasaran Mutu harus dilakukan pengukuran pencapaiannya secara periodik. Ketika merencanakan mencapai sasaran mutunya, perusahaan harus menentukan program yang menjelaskan apa yang akan dilakukan, sumber daya apa yang akan diperlukan, siapa yang akan bertanggung jawab, kapan akan selesai dan bagaimana hasilnya akan dievaluasi. Hubungi Change Konsultan : 0812-8604777 untuk penerapan ISO 9001:2015 di Kontraktor