Membuat Kerjasama Tim oleh Konsultan ISO Jika kita berbicara tim maka yang kita bayangkan adalah sekumpulan orang yang bekerjasama melakukan sesuatu. Bisa memecahkan masalah atau melakukan peningkatan proses. Jadi yang menjadikan satu tim adalah kesamaan tujuannya. Apa saja yang pelu diperhatikan agar kerjasama tim dapat berjalan : Kapan Tim Harus Dibentuk? Sebuah tim harus dibentuk apabila sebuah masalah harus menjadi perhatian bukan saja satu orang atau satu bagian tapi harus menjadi perhatian seluruh organisasi. Nah pada saat inilah dibutuhkan dibentuk sebuah tim. Bisa juga karena akar masalah belum diketahui dengan pasti karenanya dibutuhkan banyak masukan dari berbagai bagain. Atau kalau tindakan koreksi atau solusi terhadap masalah membutuhkan brainstroming atau diskusi lintas fungsi. Konsultan ISO dapat menyarankan dibentuknya sebuah tim apabila manajemen membutuhkan konsensus atau kesepakatan beberapa pihak yang terkait dalam organisasi untuk melaksanakan komitmennya dalam menghadapi masalah atau problem bersama. Kerjasama Tim | Training ISO Apa Kelebihan Tim? Sebuah tim yang kompak dan fokus terhadap suatu masalah atau tujuan pasti lebih baik dari individu. Hal ini karena adanya sinergi tim. Dengan adanya hal ini ditambahkan dengan kreatifitas anggota tim makan solusi yang dihasilkan diharapkan lebih baik. Sinergi antar anggota ini menyebabkan 1+1+1 dst sebanyak anggota tim sehingga hasilnya menjadi lebih baik. Selain itu Tim yang dipimpin dengan baik akan meruntuhkan batasan antar bagian. Kalau selama ini ada pembatas dan karyawan bekerja hanya untuk bagiannya saja, maka dengan tim batasan itu dihancurkan. Tim bekerja lintas fungsi untuk kepentingan organisasi. Konsultan ISO akan memastikan hasil akhir dari Tim yang baik akan meningkatkan kerjasama antar bagian yang pada akhirnya akhirnya akan memperkuat organisasi. Training ISO | Kerjasama Tim Faktor Yang Mempengaruhi Tim Beberapa faktor sangat mempengaruhi apakah sebuah tim akan berhasil dalam organisasi. yang pertama adalah budaya. Budaya organisasi dan value atau nilai yang ditanamkan untuk bekerjasama akan sangat mempengaruhi efektifitas tim. Nilai layanan terhadap pelanggan dapat menjadikan budaya ini menjadi sasaran atau goal utama. Manajemen juga harus menyediakan waktu dan sarana prasarana yang dibutuhkan. Termasuk juga pelatihan apabila dibutuhkan. Yang terpenting adalah reward atau penghargaan yang diberikan kepada tim terhadap semua hasil yang memberikan nilai tambah kepada manajemen dan organisasi secara keseluruhan. Konsultan ISO memastikan tim tidak gagal. Beberapa penyebab tim gagal antara lain : tidak adanya dukungan manajemen, tidak tersedianya waktu yang cukup dan juga tidak ada kesepakatan bersama mengenai goal yang akan dicapai. Salah satu yang terpenting adalah tidak adanya skill yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah. Konsultan ISO memberikan pelatihan Tim Dinamis selama 2 (dua) hari yang akan memastikan organisasi memiliki tim yang kompeten dan handal dalam melakukan kerjasama tim. Tags : Kerjasama Tim, Change Konsultan, Training ISO, Pelatihan Tim Dinamis >> Baca Artikel Lain di Konsultan ISO (Beranda)
Leadership dan ISO 9001:2015
Kepemimpinan dalam ISO Kalau kita mempelajari standar ISO 9001:2015, maka ada satu terminologi terkait Kepemimpinan atau Leadership yaitu pada Prinsip Manajemen Mutu. Standar ISO 9001:2015 memberikan alasan mengapa prinsip ini penting bagi perusahaan Sebelum kita membahas Prinsip Manajemen Mutu Kepemimpinan, secara utuh ada 7 (tujuh) prinsip yang mendasari keseluruhan persyaratan ISO 9001:2015 yaitu : fokus pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan karyawan, pendekatan proses, perbaikan, pembuatan keputusan berdasarkan butkti dan manajemen hubungan. Jadi keseluruhan persyaratan standar ISO 9001 adalah penjabaran lebih lanjut dari ke 7 prinsip ini. Contohnya Prinsip Fokus Pelanggan dijabarkan dalam klausul 8.2.1 Komunikasi Pelanggan, klausul 9.1.2 Kepuasan Pelanggan dan sebagainya. lalu bagaimana dengan Prinsip Kepemimpinan? Prinsip Kepemimpinan dijabarkan dalam persyaratan dalam klausul 5 Kepemimpinan. Klausul ini terdiri dari sub klausul Kepemimpinan dan Komitmen, Kebijakan dan Peran Tanggung Jawab Wewenang Organisasi. Setiap persyaratan ini dimulai dengan kalimat : ‘ Manajemen Puncak’ harus. Ini berarti pimpinan tertinggi perusahaan yang melaksanakan kepemimpinan dalam penerapan ISO 9001. Kata ‘harus’ menjadikan seluruh persyaratan ini wajib dilaksanakan oleh perusahaan. Dalam standar terbaru ISO 9001 ini ada beberapa indikator yang mencerminkan Kepemimpinan yang diharapkan dalam penerapannya yaitu antara lain : bertanggung jawab atas efektifitas penerapan sistem manajemen mutu. Jadi ini adalah tugas pokok fungsi manajemen puncak, ini yang secara eksplisit dinyatakan bahwa jika ISO 9001:2015 tidak dilaksanakan maka akan menjadi ‘kesalahan’ manajemen puncak. Manajemen puncak diharuskan membuat suatu pernyataan formal mengenai komitmennya. Manajemen harus menyatakan kebijakan untuk menjalankan sistem manajemen mutu dan apa yang ingin dicapainya. Pernyataan ini biasa disebut sebagai Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan dan konteks perusahaan. Selain itu Kebijakan Mutu ini harus sejalan dengan arah strategis perusahaan. Kebijakan Mutu hanya menentukan arah kebijakan sistem manajemen mutu dan belum menetapkan indikator atau ukuran pencapaiannya. Karena itu berdasarkan kerangka kebijakan mutu yang telah ditetapkan maka perusahaan juga harus menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu adalah ukuran atau indikator mutu yang ingin dicapai perusahaan. Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan untuk mengkomunikasikan kebiajakan mutu dan memonitor pencapaian sasaran mutu secara periodik. Sasaran mutu ini kemudian diterjemahkan menjadi sasaran operasional di masing-masing Bagian. Masing-masing manajer Bagian harus melaporkan pencapaian sasaran mutu kepada Manajemen Puncak secara periodik. Rapat Tinjauan Manajemen yang dijadwalkan untuk membahas pencapaian sasaran mutu ini untuk mengevaluasi apakah sistem manajemen mutu telah mencapai tujuannya. Manajemen puncak harus memastikan integrasi persyaratan standar ISO 9001:2015 ke dalam proses bisnis. Dengan menggunakan pendekatan proses, seluruh persyaratan standar harus tercakup dalam proses bisnis perusahaan. Jika standar ISO 9001:2015 menyatakan adanya pengendalian produk dan layanan dalam bentuk identifikasi dan mampu telusur (klausul 8.5.2) maka manajemen harus memastikan produk dan layananannya mempunyai identifikasi yang unik sehingga memungkinkan mampu telusur terhadap apa yang telah dihasilkan perusahaan. Tugas penting lainnya dalam terminologi Kepemimpinan ISO adalah mempromosikan peningkatan berkesinambungan. Konsultan ISO 9001 akan membantu perusahaan untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Persyaratan ini lebih lanjut dijelaskan dalam klausul terpisah yaitu klausul terakhir 10.3 yang menyatakan perusahan harus terus menerus memperbaiki kesesuaian, kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Apa lagi penjabaran Kepemimpinan dalam penerapan ISO? Manajemen puncak diwajibkan untuk menetapkan Tugas Tanggung Jawab dan Wewenang. Manajemen puncak harus menetapkan secara jelas yang bertanggung jawab terhadap penerapan standar ISO 9001:2015 di setiap bagian. Proses-proses ini harus dipastikan untuk mencapai sasaran keluaran yang diharapkan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Tugas dan tanggung jawab juga harus ditetapkan untuk melaporkan kinerja pencapaian sasaran mutu kepada manajemen puncak dan memastikan seluruh karyawan fokus kepada pelanggan dan memastikan integrasi sistem manajemen mutu tetap terjada pada saat perubahan. >> Topik Lain Tentang ISO di Konsultan ISO (Homepage)
Teknik Audit Internal
Teknik Audit Internal – Dalam melakukan audit internal, seorang auditor mempunyai tugas untuk mengumpulkan fakta tentang penerapan Sistem Manajemen. Untuk dapat melakukan tugasnya seorang auditor harus melakukan tiga teknik audit berikut yang dapat membantunya mengumpulkan bukti-bukti penerapan. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 1. Describe (Menjelaskan) Auditor meminta auditee untuk menjelaskan proses yang ada di area kerjanya. Bagaimana proses dilaksanakan mulai dari input sampai dengan output. Apa saja tahap pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan persyaratan mutu dapat dipenuhi. Dengan menggunakan teknik ini maka auditor dapat menyimpulkan apakah auditee memahami prosedur dan proses yang dilaksanakannnya. Auditor melakukan wawancara dengan auditee untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan. Auditor mengajukan pertanyaan terbuka yang menyebabkan auditee harus menerangkan proses dengan rinci. Karena tujuan pelaksanaan audit untuk mengumpulkan bukti-bukti penerapan, maka auditee yang harus lebih banyak berbicara dibandingkan dengan auditor. Auditor menuliskan semua informasi yang didapat dalam kertas kerja check list auditor. Konsultan ISO | Teknik Audit Internal 2. Demostration (Memperagakan) Pada saat audit, auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses yang dilaksanakannya. Auditor dapat mengujungi area kerja untuk menyaksikan pelaksanaan proses. Melihat secara langsung pelaksanaan proses sangat penting untuk auditor untuk dapat menyimpulkan apakah prosedur telah diterapkan secara efektif. Auditor membandingkan kesesuaian pelaksanaan proses dibandingkan dengan apa yang dijelaskan dalam dokumentasi. Apabila ada penerapan yang tidak sesuai, maka dapat menjadi temuan ketidaksesuaian. Temuan ketidaksesuaian dapat terjadi terhadap pemenuhan persyaratan standar atau juga penyimpangan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan fakta dengan lengkap sebelum menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 3. Documentation (Dokumentasi) Teknik ini digunakan oleh auditor untuk meninjau kecukupan dokumen dan rekaman. Dalam ISO 9001:2015 disebut sebagai Informasi terdokumentasi. Dalam prosedur biasanya disebutkan rekaman apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan proses. Auditor harus memeriksa kelengkapan rekaman proses, bagaimana cara penyimpanannya, lama masa simpan dsb. Dalam standar ISO 9001 rekaman atau informasi terdokumentasi ini adalah bukti obyektif yang menunjukkan bahwa Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif. Auditor harus mencatat seluruh rekaman yang diperiksa dalam pelaksanaan audit secara lengkap dan akurat apabila apabila menjadi temuan ketidaksesuaian. Konsultan ISO Integrasi | Teknik Audit Internal Auditor Internal dapat menggunakan tiga teknik audit internal ini untuk dapat melaksanakan tugasnya memastikan Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif dan telah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan manajemen.