Apa saja tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal? – Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Berikut ini adalah tahapan yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan Audit Internal : 1. Membuat Program Audit Internal Program Audit Internal menjelaskan rencana dan jadwal pelaksanaan Audit Internal di seluruh Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi. Program Audit juga harus mencakup seluruh Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 yang telah ditetapkan oleh Manajemen. 2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal Auditor Internal yang melaksanakan pemeriksaan Sistem Manajemen harus sudah pernah mengikuti Pelatihan Audit Internal. Pelatihan Audit Internal akan menjelaskan Fokus Audit ISO 9001:2015, Siklus Audit, Teknik dan Metode Audit, Teknik Bertanya, Laporan Audit dsb. 3. Pembentukkan Tim Audit Tim Audit ditunjuk oleh Manajemen yang terdiri dari Ketua Tim Audit (Lead Auditor) dan Tim Audit (Auditor). Audit Internal harus dilaksanakan secara independen dimana auditor tidak boleh mengaudit area kerjanya sendiri. 4. Review Dokumentasi Tim Audit melakukan review Prosedur sesuai dengan penugasannya dan membuat Daftar Periksa (Check List). Daftar Periksa akan membantu Auditor mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan audit dan merupakan kertas kerja untuk menuliskan fakta temuan audit. 5. Melaksanakan Rapat Pembukaan Audit Tim Auditor melaksanakan Rapat Pembukaan Audit (Opening Meeting) yang dihadiri oleh seluruh Bagian yang akan diaudit (Auditee). Ketua Tim Audit memimpin Rapat Pembukaan untuk menjelaskan rencana dan metode pelaksanaan audit yang akan dilaksanakan. 6. Melaksanakan Audit Internal Tim Audit mengumpulkan bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen dengan melakukan wawancara, tinjauan dokumen dan menyaksikan pelaksanaan proses. Auditor harus mencatat seluruh bukti penerapan baik yang Sesuai (Compliance) maupun yang Tidak Sesuai (Non Compliance). Siklus Audit Internal | Konsultan ISO 7. Membuat Laporan Audit Internal Tim Audit membuat Laporan Audit dibuat berdasarkan bukti-bukti penerapan yang telah didokumentasikan dengan lengkap dalam Daftar Periksa. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian, Auditor membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective Preventive Action Request) 8. Melaksanakan Rapat Penutupan Audit Ketua Tim Audit memimpin Rapat Penutupan Audit (Closing Meeting) untuk menjelaskan efektifitas penerapan Sistem Manajemen di masing-masing Bagian. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian disampaikan, Auditor meminta kesepakatan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan Auditee. 9. Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajer Bagian (Auditee) menyepakati temuan Ketidaksesuaian dan melakukan analisis akar masalah serta melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Manajer Bagian menandatangani Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan untuk disampaikan kepada Manajemen. 10. Melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajemen memeriksa efektifitas penerapan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dilaksanakan oleh Bagian (Auditee). Apabila Tindakan Perbaikan dan Pencegahan telah tepat dan efektif, maka Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan dapat ditutup. 11. Melaporkan Dalam Rapat Tinjauan Manajemen Ketua Tim Audit melaporkan hasil Audit Internal dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen kepada Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Manajemen memberikan masukan dan mengingatkan kembali akan komitmen menerapkan Sistem Manajemen secara efektif untuk meningkatkan kinerja proses dan mutu produk serta layanan. 12. Melakukan Evaluasi Audit Internal Manajemen dan Ketua Tim Audit melakukan evaluasi terhadap pelakasanaan Audit Internal, Temuan Audit dan juga Kompetensi Auditor. Program Peningkatan Audit Internal ditetapkan untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan Audit Internal berikutnya. Hubungi Change Konsultan untuk pelaksanaan Pelatihan Audit Internal. Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Integrasi
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Berikut ini tabel perbandingan persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai pedoman untuk melakukan Upgrading ISO 9001 :2015 1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Klausul 4.1 Persyaratan Umum ISO 9001:2008 menjadi klausul 4.1 Konteks Organisasi. Dengan perubahan persyaratan ini perusahaan harus memahami organisasi dan konteksnya. Selain itu perusahaan juga harus memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait. Perusahaan harus menetapkan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan menjelaskan keseluruhan proses-proses yang ada dalam Sistem Manajemen Mutu. Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008 menjadi klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi. Dengan perubahan persyaratan ini maka Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3) dan Pengendalian Rekaman (klausul 4.2.4) yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2018 berubah menggunakan terminologi Informasi Terdokumentasi dalam ISO 9001:2015 yang tetap harus dikendalikan dalam Sistem Manajemen Mutu baik pada proses penerbitan, pendistribusian dan juga mekanisme revisinya. Persyaratan Klausul 4.2.2 Manual Mutu ISO 9001:2008 tidak dinyatakan secara spesifik dalam standar ISO 9001:2015. Namun perusahaan dapat tetap mempertahankan dokumen Manual Mutu untuk menjelaskan bagaimana persyaratan standar dapat dipenuhi baik pada tingkat kebijakan maupun tingkat pelaksanaan proses. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 2. Persyaratan Tanggung Jawab Manajemen Klausul 5.1 Komitmen Manajemen ISO 9001:2008 tetap menjadi bagian penting dalam standar ISO 9001:2015. Standar terbaru ISO 9001:2015 menegaskan Kepemimpinan dan Komitmen Manajemen menjadi tanggung jawab manajemen puncak untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Klausul Fokus Pelanggan ISO 9001:2008 tetap ada dalam standar ISO 9001:2015 yang secara eksplisit menyatakan bahwa perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2015 harus dapat memenuhi persyaratan Pelanggan dan Undang-undang serta peraturan yang berlaku. Fokus Pelanggan ini juga berarti menaruh perhatian penuh untuk meningkatkan Kepuasan Pelanggan. Persyaratan Perencanaan dalam ISO 9001:2008 ada di Klausul 6.1 ISO 9001:2015 yang mensyaratkan perusahaan untuk mengidentifikasi risiko mutu pada produk dan layanan kepada Pelanggan. Ini merupakan persyaratan baru ISO 9001, Change Konsultan akan membantu perusahaan untuk menetapkan Prosedur Manajemen Risiko untuk melakukan analisis risiko dan penanganannya. Persyaratan klausul 5.5 Tanggung Jawab dan Kewenangan tetap menjadi bagian dari tugas manajemen dalam ISo 9001:2015 hanya berubah menjadi klausul 5.3. Penunjukkan Wakil Manajemen yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 tidak dinyatakan secara spesifik dalam ISO 9001:2015. Tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu menjadi tugas Manajemen Puncak yang dibantu peran Manajemen lainnya yang relevan yang berlaku di wilayah tanggung jawabnya. Hubungi Change Konsultan contact phone: 0812-8604777 untuk melakukan Upgrading ISO 9001:2015. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Integrasi
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Kebijakan Mutu adalah sebuah dokumen pernyataan formal dari Manajemen Puncak sebuah perusahaan mengenai komitmennya mengelola mutu produk dan layanan. Dalam standar ISO 9001:2015 persyaratan ini dinayatakan dalam klausul 5.2.1. Apa saja temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan oleh Auditor? Berikut ini beberapa diantaranya : Kebijakan Mutu belum ditetapkan. Hal ini merupakan temuan yang bersifat major dimana Manajemen Puncak belum menetapkan kebijakan mutu. Karena di dalam standar ISO 9001 ada kata ‘shall’ yang artinya ‘harus” maka perusahaan sebaiknya menetapkan terlebih dahulu salah satu dokumen wajib standar ISO 9001:2015 ini dalam pengembangan dan penerapannya di perusahaan. Kebijakan Mutu belum sesuai dengan Sasaran Mutu. Dalam standar ISO 9001:2015 dinyatakan bahwa kebijakan mutu menyediakan kerangka untuk menetapkan sasaran mutu. Hal ini berarti kebijakan mutu yang telah ditetapkan harus didukung dengan sasaran mutu yang terukur untuk memastikan pencapaian kebijakan mutu. Contoh dalam kebijakan mutu menyebutkan komitmen untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka dalam sasaran mutu menjelaskan tingkat capaian atau kinerja mutu yang ditargetkan, misalnya mencapai indeks kepuasan pelanggan 3,5. Temuan kebijakan mutu lainnya adalah belum adanya komitmen untuk memenuhi peraturan yang berlaku. Dalam standar ISO 9001:2015 dipersyaratkan bahwa kebijakan mutu harus mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku. Dalam ruang lingkup standar ISO 9001:2015 dijelaskan bahwa persyaratan ini terdiri dari persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan yang berlaku. Dalam catatan 2 ruang lingkup dinyatakan bahwa persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku dapat dinyatakan sebagai persyaratan hukum. Perusahaan diharapkan mempunyai Daftar Dokumen Eksternal yaitu daftar peraturan dan undang-undang yang berlaku terkait bidang industrinya untuk dapat memenuhi persyaratan ini. Temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan adalah perihal mengkomunikasikan kebijakan mutu agar dipahami oleh karyawan dan pihak terkait. Perlu dinyatakan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkomunikasikan kebijakan mutu ini, seperti misalnya menempatkan kebijakan mutu di tempat-tempat strategis agar dapat dibaca oleh karyawan maupun pihak terkait lainnya. Sosialisasi kebijakan mutu juga harus dilaksanakan sehingga karyawan dapat memahami dan melaksanakan kebijakan mutu. Kebijakan mutu adalah salah satu dokumen wajib ISO 9001:2015 yang harus sesuai dengan tujuan dan konteks perusahaan dalam mendukung keputusan strategis untuk mengelola mutu produk dan layanan. Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Integrasi