Teknik Audit Internal – Dalam melakukan audit internal, seorang auditor mempunyai tugas untuk mengumpulkan fakta tentang penerapan Sistem Manajemen. Untuk dapat melakukan tugasnya seorang auditor harus melakukan tiga teknik audit berikut yang dapat membantunya mengumpulkan bukti-bukti penerapan. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 1. Describe (Menjelaskan) Auditor meminta auditee untuk menjelaskan proses yang ada di area kerjanya. Bagaimana proses dilaksanakan mulai dari input sampai dengan output. Apa saja tahap pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan persyaratan mutu dapat dipenuhi. Dengan menggunakan teknik ini maka auditor dapat menyimpulkan apakah auditee memahami prosedur dan proses yang dilaksanakannnya. Auditor melakukan wawancara dengan auditee untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan. Auditor mengajukan pertanyaan terbuka yang menyebabkan auditee harus menerangkan proses dengan rinci. Karena tujuan pelaksanaan audit untuk mengumpulkan bukti-bukti penerapan, maka auditee yang harus lebih banyak berbicara dibandingkan dengan auditor. Auditor menuliskan semua informasi yang didapat dalam kertas kerja check list auditor. Konsultan ISO | Teknik Audit Internal 2. Demostration (Memperagakan) Pada saat audit, auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses yang dilaksanakannya. Auditor dapat mengujungi area kerja untuk menyaksikan pelaksanaan proses. Melihat secara langsung pelaksanaan proses sangat penting untuk auditor untuk dapat menyimpulkan apakah prosedur telah diterapkan secara efektif. Auditor membandingkan kesesuaian pelaksanaan proses dibandingkan dengan apa yang dijelaskan dalam dokumentasi. Apabila ada penerapan yang tidak sesuai, maka dapat menjadi temuan ketidaksesuaian. Temuan ketidaksesuaian dapat terjadi terhadap pemenuhan persyaratan standar atau juga penyimpangan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan fakta dengan lengkap sebelum menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 3. Documentation (Dokumentasi) Teknik ini digunakan oleh auditor untuk meninjau kecukupan dokumen dan rekaman. Dalam ISO 9001:2015 disebut sebagai Informasi terdokumentasi. Dalam prosedur biasanya disebutkan rekaman apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan proses. Auditor harus memeriksa kelengkapan rekaman proses, bagaimana cara penyimpanannya, lama masa simpan dsb. Dalam standar ISO 9001 rekaman atau informasi terdokumentasi ini adalah bukti obyektif yang menunjukkan bahwa Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif. Auditor harus mencatat seluruh rekaman yang diperiksa dalam pelaksanaan audit secara lengkap dan akurat apabila apabila menjadi temuan ketidaksesuaian. Konsultan ISO Integrasi | Teknik Audit Internal Auditor Internal dapat menggunakan tiga teknik audit internal ini untuk dapat melaksanakan tugasnya memastikan Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif dan telah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan manajemen.
Siklus Audit Internal
Apa saja tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal? – Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Berikut ini adalah tahapan yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan Audit Internal : 1. Membuat Program Audit Internal Program Audit Internal menjelaskan rencana dan jadwal pelaksanaan Audit Internal di seluruh Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi. Program Audit juga harus mencakup seluruh Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 yang telah ditetapkan oleh Manajemen. 2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal Auditor Internal yang melaksanakan pemeriksaan Sistem Manajemen harus sudah pernah mengikuti Pelatihan Audit Internal. Pelatihan Audit Internal akan menjelaskan Fokus Audit ISO 9001:2015, Siklus Audit, Teknik dan Metode Audit, Teknik Bertanya, Laporan Audit dsb. 3. Pembentukkan Tim Audit Tim Audit ditunjuk oleh Manajemen yang terdiri dari Ketua Tim Audit (Lead Auditor) dan Tim Audit (Auditor). Audit Internal harus dilaksanakan secara independen dimana auditor tidak boleh mengaudit area kerjanya sendiri. 4. Review Dokumentasi Tim Audit melakukan review Prosedur sesuai dengan penugasannya dan membuat Daftar Periksa (Check List). Daftar Periksa akan membantu Auditor mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan audit dan merupakan kertas kerja untuk menuliskan fakta temuan audit. 5. Melaksanakan Rapat Pembukaan Audit Tim Auditor melaksanakan Rapat Pembukaan Audit (Opening Meeting) yang dihadiri oleh seluruh Bagian yang akan diaudit (Auditee). Ketua Tim Audit memimpin Rapat Pembukaan untuk menjelaskan rencana dan metode pelaksanaan audit yang akan dilaksanakan. 6. Melaksanakan Audit Internal Tim Audit mengumpulkan bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen dengan melakukan wawancara, tinjauan dokumen dan menyaksikan pelaksanaan proses. Auditor harus mencatat seluruh bukti penerapan baik yang Sesuai (Compliance) maupun yang Tidak Sesuai (Non Compliance). Siklus Audit Internal | Konsultan ISO 7. Membuat Laporan Audit Internal Tim Audit membuat Laporan Audit dibuat berdasarkan bukti-bukti penerapan yang telah didokumentasikan dengan lengkap dalam Daftar Periksa. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian, Auditor membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective Preventive Action Request) 8. Melaksanakan Rapat Penutupan Audit Ketua Tim Audit memimpin Rapat Penutupan Audit (Closing Meeting) untuk menjelaskan efektifitas penerapan Sistem Manajemen di masing-masing Bagian. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian disampaikan, Auditor meminta kesepakatan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan Auditee. 9. Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajer Bagian (Auditee) menyepakati temuan Ketidaksesuaian dan melakukan analisis akar masalah serta melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Manajer Bagian menandatangani Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan untuk disampaikan kepada Manajemen. 10. Melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajemen memeriksa efektifitas penerapan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dilaksanakan oleh Bagian (Auditee). Apabila Tindakan Perbaikan dan Pencegahan telah tepat dan efektif, maka Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan dapat ditutup. 11. Melaporkan Dalam Rapat Tinjauan Manajemen Ketua Tim Audit melaporkan hasil Audit Internal dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen kepada Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Manajemen memberikan masukan dan mengingatkan kembali akan komitmen menerapkan Sistem Manajemen secara efektif untuk meningkatkan kinerja proses dan mutu produk serta layanan. 12. Melakukan Evaluasi Audit Internal Manajemen dan Ketua Tim Audit melakukan evaluasi terhadap pelakasanaan Audit Internal, Temuan Audit dan juga Kompetensi Auditor. Program Peningkatan Audit Internal ditetapkan untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan Audit Internal berikutnya. Hubungi Change Konsultan untuk pelaksanaan Pelatihan Audit Internal. Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Integrasi
Teknik Bertanya Audit Internal
Konsultan ISO 9001 Profesional Teknik bertanya Audit Internal sangat penting bagi seorang auditor untuk melaksanakan pekerjaannya. Apa saja yang perlu dipelajari oleh auditor dalam melalukan wawancara dengan auditee (pihak yang diaudit). Berikut ini beberapa teknik bertanya dalam audit internal :