Membuat Kerjasama Tim oleh Konsultan ISO Jika kita berbicara tim maka yang kita bayangkan adalah sekumpulan orang yang bekerjasama melakukan sesuatu. Bisa memecahkan masalah atau melakukan peningkatan proses. Jadi yang menjadikan satu tim adalah kesamaan tujuannya. Apa saja yang pelu diperhatikan agar kerjasama tim dapat berjalan : Kapan Tim Harus Dibentuk? Sebuah tim harus dibentuk apabila sebuah masalah harus menjadi perhatian bukan saja satu orang atau satu bagian tapi harus menjadi perhatian seluruh organisasi. Nah pada saat inilah dibutuhkan dibentuk sebuah tim. Bisa juga karena akar masalah belum diketahui dengan pasti karenanya dibutuhkan banyak masukan dari berbagai bagain. Atau kalau tindakan koreksi atau solusi terhadap masalah membutuhkan brainstroming atau diskusi lintas fungsi. Konsultan ISO dapat menyarankan dibentuknya sebuah tim apabila manajemen membutuhkan konsensus atau kesepakatan beberapa pihak yang terkait dalam organisasi untuk melaksanakan komitmennya dalam menghadapi masalah atau problem bersama. Kerjasama Tim | Training ISO Apa Kelebihan Tim? Sebuah tim yang kompak dan fokus terhadap suatu masalah atau tujuan pasti lebih baik dari individu. Hal ini karena adanya sinergi tim. Dengan adanya hal ini ditambahkan dengan kreatifitas anggota tim makan solusi yang dihasilkan diharapkan lebih baik. Sinergi antar anggota ini menyebabkan 1+1+1 dst sebanyak anggota tim sehingga hasilnya menjadi lebih baik. Selain itu Tim yang dipimpin dengan baik akan meruntuhkan batasan antar bagian. Kalau selama ini ada pembatas dan karyawan bekerja hanya untuk bagiannya saja, maka dengan tim batasan itu dihancurkan. Tim bekerja lintas fungsi untuk kepentingan organisasi. Konsultan ISO akan memastikan hasil akhir dari Tim yang baik akan meningkatkan kerjasama antar bagian yang pada akhirnya akhirnya akan memperkuat organisasi. Training ISO | Kerjasama Tim Faktor Yang Mempengaruhi Tim Beberapa faktor sangat mempengaruhi apakah sebuah tim akan berhasil dalam organisasi. yang pertama adalah budaya. Budaya organisasi dan value atau nilai yang ditanamkan untuk bekerjasama akan sangat mempengaruhi efektifitas tim. Nilai layanan terhadap pelanggan dapat menjadikan budaya ini menjadi sasaran atau goal utama. Manajemen juga harus menyediakan waktu dan sarana prasarana yang dibutuhkan. Termasuk juga pelatihan apabila dibutuhkan. Yang terpenting adalah reward atau penghargaan yang diberikan kepada tim terhadap semua hasil yang memberikan nilai tambah kepada manajemen dan organisasi secara keseluruhan. Konsultan ISO memastikan tim tidak gagal. Beberapa penyebab tim gagal antara lain : tidak adanya dukungan manajemen, tidak tersedianya waktu yang cukup dan juga tidak ada kesepakatan bersama mengenai goal yang akan dicapai. Salah satu yang terpenting adalah tidak adanya skill yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah. Konsultan ISO memberikan pelatihan Tim Dinamis selama 2 (dua) hari yang akan memastikan organisasi memiliki tim yang kompeten dan handal dalam melakukan kerjasama tim. Tags : Kerjasama Tim, Change Konsultan, Training ISO, Pelatihan Tim Dinamis >> Baca Artikel Lain di Konsultan ISO (Beranda)
Siklus Audit Internal
Apa saja tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal? – Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Berikut ini adalah tahapan yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan Audit Internal : 1. Membuat Program Audit Internal Program Audit Internal menjelaskan rencana dan jadwal pelaksanaan Audit Internal di seluruh Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi. Program Audit juga harus mencakup seluruh Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 yang telah ditetapkan oleh Manajemen. 2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal Auditor Internal yang melaksanakan pemeriksaan Sistem Manajemen harus sudah pernah mengikuti Pelatihan Audit Internal. Pelatihan Audit Internal akan menjelaskan Fokus Audit ISO 9001:2015, Siklus Audit, Teknik dan Metode Audit, Teknik Bertanya, Laporan Audit dsb. 3. Pembentukkan Tim Audit Tim Audit ditunjuk oleh Manajemen yang terdiri dari Ketua Tim Audit (Lead Auditor) dan Tim Audit (Auditor). Audit Internal harus dilaksanakan secara independen dimana auditor tidak boleh mengaudit area kerjanya sendiri. 4. Review Dokumentasi Tim Audit melakukan review Prosedur sesuai dengan penugasannya dan membuat Daftar Periksa (Check List). Daftar Periksa akan membantu Auditor mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan audit dan merupakan kertas kerja untuk menuliskan fakta temuan audit. 5. Melaksanakan Rapat Pembukaan Audit Tim Auditor melaksanakan Rapat Pembukaan Audit (Opening Meeting) yang dihadiri oleh seluruh Bagian yang akan diaudit (Auditee). Ketua Tim Audit memimpin Rapat Pembukaan untuk menjelaskan rencana dan metode pelaksanaan audit yang akan dilaksanakan. 6. Melaksanakan Audit Internal Tim Audit mengumpulkan bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen dengan melakukan wawancara, tinjauan dokumen dan menyaksikan pelaksanaan proses. Auditor harus mencatat seluruh bukti penerapan baik yang Sesuai (Compliance) maupun yang Tidak Sesuai (Non Compliance). Siklus Audit Internal | Konsultan ISO 7. Membuat Laporan Audit Internal Tim Audit membuat Laporan Audit dibuat berdasarkan bukti-bukti penerapan yang telah didokumentasikan dengan lengkap dalam Daftar Periksa. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian, Auditor membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective Preventive Action Request) 8. Melaksanakan Rapat Penutupan Audit Ketua Tim Audit memimpin Rapat Penutupan Audit (Closing Meeting) untuk menjelaskan efektifitas penerapan Sistem Manajemen di masing-masing Bagian. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian disampaikan, Auditor meminta kesepakatan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan Auditee. 9. Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajer Bagian (Auditee) menyepakati temuan Ketidaksesuaian dan melakukan analisis akar masalah serta melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Manajer Bagian menandatangani Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan untuk disampaikan kepada Manajemen. 10. Melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajemen memeriksa efektifitas penerapan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dilaksanakan oleh Bagian (Auditee). Apabila Tindakan Perbaikan dan Pencegahan telah tepat dan efektif, maka Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan dapat ditutup. 11. Melaporkan Dalam Rapat Tinjauan Manajemen Ketua Tim Audit melaporkan hasil Audit Internal dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen kepada Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Manajemen memberikan masukan dan mengingatkan kembali akan komitmen menerapkan Sistem Manajemen secara efektif untuk meningkatkan kinerja proses dan mutu produk serta layanan. 12. Melakukan Evaluasi Audit Internal Manajemen dan Ketua Tim Audit melakukan evaluasi terhadap pelakasanaan Audit Internal, Temuan Audit dan juga Kompetensi Auditor. Program Peningkatan Audit Internal ditetapkan untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan Audit Internal berikutnya. Hubungi Change Konsultan untuk pelaksanaan Pelatihan Audit Internal. Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Integrasi
Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu
Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu | Konsultan ISO | Konsultan Peningkatan Mutu Kaizen berarti peningkatan mutu. Istilah ini berkonotasi perubahan menuju yang lebih baik. Peningkatan mutu dapat dibagi dua yaitu : peningkatan mutu secara bertahap atau peningkatan mutu yang dilakukan secara sekaligus, biasanya menggunakan teknologi untuk dapat menerapkannya. Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu | Apa Yang Harus Dilakukan? Ada istilah yang mengatakan : ‘ kalau tidak rusak, jangan diperbaiki’. Dalam Total Quality Mangement hal ini tidak sesuai dengan prinsip memonitor suara proses. Proses yang dilakukan oleh perusahaan menghasilkan data-data yang harus dimonitor secara terus menerus oleh manajemen. Manajemen yang buruk tidak mengindahkan data-data yang merupakan suara proses, sedangkan Manajemen yang baik selalu mendengar suara proses dan menangani apabila ada yang tidak sesuai dengan kinerja. Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu Lingkungan Kaizen adalah nilai dan budaya dalam perusahaan yang terus menerus memperbaiki proses-prosesnya. Setiap karyawan dihargai ide-idenya untuk peningkatan mutu. Dengan lingkungan Kaizen yang diciptakan oleh perusahaan maka setiap karyawan akan merasa menjadi kewajibannya untuk menciptakan tempat kerja dan proses yang lebih baik. Dan setiap masukannya diterima dan dipertimbangkan dengan serius oleh Manajemen. Sistem Reward merupakan bagian dari lingkungan Kaizen yang harus diciptakan oleh perusahaan. Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu Pendelegasian wewenang adalah bagian dari strategi Kaizen. Untuk dapat memberikan pendelegasian wewenang secara penuh perlu pemastian kompetensi karyawan. Dalam Kaizen pelatihan dan perangkat diberikan kepada karyawan untuk dapat memastikan proses yang menjadi tanggung jawabnya dapat dilaksanakan sesuai yang telah ditetapkan. Tim lintas fungsi dibentuk untuk diberikan wewenang untuk melakukan perbaikan proses. Perubahan yang dilakukan harus didukung dengan saluran komunikasi dengan manajemen untuk memastikan perubahan yang direncanakan dapat diterapkan dengan sukses. Kaizen – Strategi Peningkatan Mutu Dalam gambar besarnya, Kaizen harus menetapkan pelanggan sebagai subyek. Fokus kepada pelanggan menjadi salah satu nilai yang mendasari penerapan Kaizen dalam perusahaan. Kaizen dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan juga jasa. Penerapan Kaizen dilaksanakan dengan asumsi bahwa kepuasan pelanggan merupakan hal yang dinamis karena perubahan kebutuhan dan harapan pelanggan, sehingga proses peningkatan mutu harus dilakukan secara berkesinambungan. Change Konsultan | Konsultan ISO Integrasi | Konsultan Peningkatan Mutu – Kaizen