Check List Tim Peningkatan Mutu oleh Konsultan ISO. Dalam membentuk Tim Peningkatan Mutu ada beberapa hal yang perlu dipastikan agar Tim dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Apa saja yang harus dilakukan Tim sebelum memulai tugasnya? Check List Tim Peningkatan Mutu | Konsultan ISO Berikut ini 5 hal yang perlu dipastikan telah ditetapkan dan dikomunikasikan dalam Tim Peningkatan Mutu untuk memastikan kinerja Tim Peningkatan Mutu yang baik : Mengidentifikasi faktor apa saja yang dapat membuat Tim mempunyai kinerja yang baik. Tim wajib menetapkan ‘ground rules’ aturan apa saja yang wajib dipatuhi setiap anggotanya. Termasuk apa saja yang dapat menghambat kinerja Tim. Dengan mengidentifikasi Do dan Donts ini maka Tim dapat melaksanakan kewjaibannya dan menghindari hal-hal yang dapat menghambat kinerja Tim Menetapkan bagaimana cara Tim Berkomunikasi. Apakah ada pertemuan reguler yang dilaksanakan secara periodik? Dalam melaksanakan tugas apakah ada mekanisme pertemuan atau komunikasi yang dilaksanakan setiap hari atau setiap minggu. Tim juga harus meningkatkan hubungan antara sesama anggota sehingga proses komunikasi dapat berlangsung lancar tanpa adanya birokrasi antar Bagian yang tidak perlu. Mengidentifikasi Masalah dengan jelas. Ini hal yang sangat penting dalam melakukan peningkatan mutu. Masalah atau proses yang akan ditingkatkan harus memiliki data dan informasi yang lengkap. Tim harus mengumpulkan data dan informasi kondisi saat ini atau ‘as-is condition’ sebelum memulai pelaksanaan proses. Menetapkan Tujuan atau Target dengan jelas. Target kinerja harus dinyatakan dengan jelas dengan data yang dinyatakan sebagai kondisi yang diharapkan atau ‘to-be condition’. Seluruh anggota Tim harus termotivasi untuk dapat mencapai target yang telah ditetapkan. Pemimpin Tim harus memonitor pencapaian tahap demi tahap yang telah dapat direalisasikan Menyamakan kompetensi dan metode pengumpulan data, analisis data dan pemecahan masalah diantara anggota Tim. Sebelum dimulai sebaiknya Tim Peningkatan Mutu mendapatkan pelatihan untuk dapat menggunakan perangkat-perangkat dalam melakukan analisis dan pemecahan masalah. Kesamaan pemahaman dan metodologi yang digunakan akan mendukung kinerja Tim untuk mencapai target yang ingin dicapai Change Konsultan memberikan pelatihan agar Tim Peningkatan Mutu dapat melakukan brainstroming dan menggunakan perangkat QC dan manajemen untuk mengumpulkan data, menganalisis data dan memecahkan masalah. Check List Tim Peningkatan Mutu | Konsultan ISO Integrasi
ISO 9001 Asuransi
Konsultan ISO 9001 Asuransi Penerapan ISO 9001 sudah banyak diterapkan di Perusahaan Asuransi. Manfaat penerapan Sistem Manajemen Mutu ini dapat dirasakan dari tertibnya administrasi, lengkapnya data dan tentunya kinerja pelayanan kepada pelanggan. Sasaran Mutu yang wajib diterapkan dapat mencakup : kecepatan waktu pembayaran klain dan kelengkapan dokumentasinya. Perusahaan Asuransi dapat mengembangkan sistem dengan dibantu Konsultan ISO Integrasi yang dapat membantu mengembangkan sistem manajemen internal terpadu Untuk memperjelas apa saja manfaat yang didapat dari penerapan ISO 9001 Asuransi yang menyangkut tugas pokok fungsi masing-masing Bagian dapat dilihat pada contoh-contoh berikut ini. Contoh berikut ini hanya gambaran apa saja yang sudah baik dan dapat ditingkatkan dari pelayanan di bidang Asuransi. A. Bagian Pelayanan Pelanggan : Proses endorsemen untuk pengurangan dan penambahan peserta, Monitoring proses recovery yaitu penagihan terhadap tagihan over limit harus dapat ditagihkan kembali, Mengukur lamanya proses klain misalnya dibawah 14 hari kerja, Melakukan analisa pengukuran kepuasan pelanggan untuk setiap faktor yaitu: pelayanan, kecepatan keluhan, keramahan, informasi dan penyelesaian klaim sebagai masukan untuk peningkatan mutu. B. Bagian Keuangan : Proses pengeluaran uang harus teradministrasi dengan baik dengan menggunakan voucher pembayaran, Tanda terima digunakan sebagai bukti bahwa pengeluaran uang telah dilaksanakan kepada Bagian terkait, Pengeluaran uang muka juga harus teradminsitrasi dengan baik. Konsultan ISO 9001 Asuransi C. Bagian Hukum : Proses pembuatan perjanjian kerja sama harus terdokumentasi dengan baik dan dilaksanakan dengan efektif, Proses renewal atau pembaharuan perjanjian kerja sama juga harus berjalan dengan baik, Bagian Hukum harus melakukan penyelesaian kasus-kasus misalnya dengan agen asuransi dan terdokumentasi dengan baik, Setiap kasus klaim yang diajukan kepada bagian Hukum harus menggunakan Form Permohonan Penyelesaian Kasus secara formal yang telah ditetapkan dalam Prosedur Klaim. D. Bagian Administrasi Melakukan pembuatan proposal penawaran atas permintaan agen group, Membuat perubahan data dan membantu proses renewal, Menyiapkan laporan untuk setiap cabang dan kantor pusat. E. Bagian Akunting Melakukan input seluruh transaksi ke dalam aplikasi dengan baik, Melakukan penyusunan laporan keuangan, Memonitor post-post keuangan seperti : premi, pinjaman polis, piutang premi, investasi, dana cadangan, re-asuransi dsb. Konsultan ISO 9001 Asuransi F. Bagian IT Melakukan pembuatan, pengembangan aplikasi yang mendukung operasional Asuransi, Melakukan pelatihan penggunaan aplikasi kepada seluruh cabang, Melakukan pengendalian password terhadap aplikasi IT, Mengatur otorisasi permohonan koreksi data ke bagian IT terutama untuk data-data penting seperti status polis, nominal dsb. Melaksanaan pemeliharaan server sesuai waktu yang telah ditentukan. Jika perusahaan asuransi anda ingin mendapatkan sertifikat ISO 9001 untuk meningkatkan kinerja pelayanan dan juga image perusahaan dapat mengubungi kami – Change Konsultan ISO Integrasi Profesional yang telah banyak membantu klien mencapai sertifikasi tepat waktu dengan biaya bersaing.
Teknik Bertanya Audit Internal
Konsultan ISO 9001 Profesional Teknik bertanya Audit Internal sangat penting bagi seorang auditor untuk melaksanakan pekerjaannya. Apa saja yang perlu dipelajari oleh auditor dalam melalukan wawancara dengan auditee (pihak yang diaudit). Berikut ini beberapa teknik bertanya dalam audit internal :