1. Persyaratan Pelaksanaan Audit Internal Audit Internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi dalam menerapkan ISO 9001:2015. Audit Internal harus dilakukan untuk memonitor dan mengukur kesesuaian penerapan dan kinerja Sistem Manajemen Mutu di seluruh Bagian. Auditor Internal SMM yang ditunjuk harus : Independen, yaitu tidak mengaudit area kerjanya sendiri dan Kompeten, yaitu auditor yang telah mengikuti pelatihan Audit Internal SMM serta memahami tahapan pelaksanaan Audit Internal sesuai dengan Prosedur Audit Internal SMM yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Audit Internal SMM menghasilkan Laporan Audit Internal yang terdiri dari Jadwal Pelaksanaan Audit Internal SMM, Daftar Periksa (Check List) yang digunakan oleh Auditor Internal SMM dan Laporan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan (LTPP) jika ditemukan adanya Ketidaksesuaian (Non Compliance) dalam pelaksanaan Audit Internal SMM Konsultan ISO | Persyaratan Pelaksanaan Audit Internal 2. Tujuan Audit Internal Audit internal dilakukan untuk : Meninjau efektifitas penerapan SMM Menilai kekuatan dan kelemahan penerapan SMM yang ada saat ini. Memastikan pemahaman setiap Bagian terhadap SMM dan Prosedur yang telah ditetapkan Memeriksa tingkat kepatuhan pelaksanaan proses terhadap Prosedur di masing-masing Bagian Memeriksa kelengkapan rekaman hasil kegiatan pelaksanaan proses Mengidentifikasi peluang peningkatan mutu pelaksanaan kegiatan Konsultan ISO | Persyaratan Pelaksanaan Audit Internal 3. Pelaksanaan Audit Internal Pada tahap persiapan Audit Internal SMM, Wakil Manajemen dengan seluruh auditor telah melakukan pertemuan awal untuk menetapkan jadwal pelaksanaan Audit Intenal SMM berdasarkan ketersediaan waktu antara Auditor dan Auditee. Pada pertemuan Auditor Internal berikutnya, masing-masing Auditor Internal membuat Daftar Periksa (Check List) yang merinci pertanyaan dan dokumen yang akan diperiksa dalam pelaksanaan Audit Internal SMM. Pada saat pelaksanaan Audit Internal SMM, Auditor Internal menggunakan beberapa metode pelaksanaan Audit Internal SMM berikut yaitu : Wawancara, wawancara dilakukan untuk memastikan bahwa auditee yaitu pelaksana proses dan memahami alur proses masing-masing Prosedur yang diaudit. Pengamatan Proses/ Observasi, pengamatan proses dilakukan untuk memastikan kepatuhan dan konsistensi pelaksanaan proses terhadap kesepakatan yang telah ditetapkan dalam Prosedur. Kegiatan ini juga untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan hasil pelaksanaan proses telah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Review Dokumentasi, review dokumentasi dilakukan untuk memastikan kelengkapan rekaman hasil kegiatan yang harus dipelihara sesuai ketetapan Sistem Manajemen Mutu. Data yang ada dalam rekaman hasil proses harus dianalisa untuk memberikan masukan bagi peningkatan mutu pelaksanaan proses. Konsultan ISO Integrasi | Persyaratan Pelaksanaan Audit Internal 4. Hasil Audit Internal Berdasarkan beberapa metode pelaksanaan Audit Internal SMM tersebut di atas, Auditor Internal menetapkan temuan Audit Internal SMM menjadi beberapa kategori temuan Audit Internal SMM yaitu sebagai berikut : Ketidaksesuaian (Non Compliance) yaitu temuan yang menunjukkan bahwa Bagian belum melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur. Penyimpangan terhadap Prosedur ini akan menghasil Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (LTPP) yang harus dilaksanakan Bagian untuk dapat segera memperbaikinya. Kesesuaian (Compliance) yaitu temuan yang menunjukkan bahwa Bagian telah melaksanakan proses sesuai dengan Prosedur yang telah ditetapkan Observasi (Opportunity For Improvement) yaitu saran auditor terhadap pelaksanaan proses untuk meningkatkan efektifitas dan atau mutu pelaksanaan proses terkait. Konsultan ISO | Persyaratan Pelaksanaan Audit Internal
Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO
Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO | Konsultan ISO. Dalam penerapan ISO ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sistem manajemen dapat diterapkan secara efektif. Standar ISO 9001:2015 mensyaratakan peran, tugas dan wewenang harus ditetapkan dalam perusahaan. Apa saja peran, tugas dan wewenang karyawan dalam penerapan ISO? Mampu menjelaskan tugas dan kewenangannya dalam melaksanakan proses. Tugas dan kewenangan ini harus sesuai dengan Prosedur dan Instruksi Kerja yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Konsultan ISO akan memastikan setiap jabatan yang khususnya mempengaruhi mutu produk dan layanan memiliki Uraian Tugas dan Kewenangan yang menjadi persyaratan ISO 9001:2015 klausul 5.3. Mengetahui rekaman apa saja yang dihasilkan dalam suatu proses. Rekaman mutu merupakan bukti obyektif yang menunjukkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen. Konsultan ISO akan mendaftar seluruh rekaman dalam Daftar Rekaman yang harus dipelihara dan disimpan sesuai dengan persyaratan Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015 klausul 7.5. Memastikan produk dan layanan telah sesuai dengan kriteria mutu. Hasil pemeriksaan mutu harus disimpan dengan baik untuk membuktikan kesesuaian mutu produk dan layanan. Konsultan ISO akan memastikan perusahaan menerapkan klausul 8.5.1 ISO 9001:2015 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa secara efektif dalam memastikan pelaksanaan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahapan yang telah ditentukan. Memahami persyaratan pelanggan yang terkait tugas dan tanggung jawabnya. Karyawan mempunyai informasi terkait persyaratan pelanggan dan kriteria mutu produk dan layanan yang harus dipenuhi. Konsultan ISO akan memastikan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 8.2 Persyaratan Produk dan Jasa dikomunikasikan ke seluruh Bagian yang terkait untuk dapat mencapai kesesuaian mutu sesuai persyaratan Pelanggan. Merekam data yang dibutuhkan untuk mengukur pencapaian sasaran mutu. Setiap Bagian harus melaporkan pencapaian Sasaran Mutu kepada Manajemen secara periodik. Monitoring pencapaian sasaran mutu ini harus dihitung berdasarkan data kinerja mutu operasional di lapangan. Konsultan ISO akan membantu menetapkan program dan metode pengukuran pencapaian sasaran mutu sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 6.2.1 Mutu merupakan tugas seluruh karyawan, karenanya Konsultan ISO akan melakukan sosialisasi tugas karyawan dalam penerapan ISO yang akan menentukan tingkat efektifitas penerapan Sistem Manajemen. Konsultan ISO Integrasi | Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu
Apa Saja Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Kebijakan Mutu adalah sebuah dokumen pernyataan formal dari Manajemen Puncak sebuah perusahaan mengenai komitmennya mengelola mutu produk dan layanan. Dalam standar ISO 9001:2015 persyaratan ini dinayatakan dalam klausul 5.2.1. Apa saja temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan oleh Auditor? Berikut ini beberapa diantaranya : Kebijakan Mutu belum ditetapkan. Hal ini merupakan temuan yang bersifat major dimana Manajemen Puncak belum menetapkan kebijakan mutu. Karena di dalam standar ISO 9001 ada kata ‘shall’ yang artinya ‘harus” maka perusahaan sebaiknya menetapkan terlebih dahulu salah satu dokumen wajib standar ISO 9001:2015 ini dalam pengembangan dan penerapannya di perusahaan. Kebijakan Mutu belum sesuai dengan Sasaran Mutu. Dalam standar ISO 9001:2015 dinyatakan bahwa kebijakan mutu menyediakan kerangka untuk menetapkan sasaran mutu. Hal ini berarti kebijakan mutu yang telah ditetapkan harus didukung dengan sasaran mutu yang terukur untuk memastikan pencapaian kebijakan mutu. Contoh dalam kebijakan mutu menyebutkan komitmen untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka dalam sasaran mutu menjelaskan tingkat capaian atau kinerja mutu yang ditargetkan, misalnya mencapai indeks kepuasan pelanggan 3,5. Temuan kebijakan mutu lainnya adalah belum adanya komitmen untuk memenuhi peraturan yang berlaku. Dalam standar ISO 9001:2015 dipersyaratkan bahwa kebijakan mutu harus mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku. Dalam ruang lingkup standar ISO 9001:2015 dijelaskan bahwa persyaratan ini terdiri dari persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan yang berlaku. Dalam catatan 2 ruang lingkup dinyatakan bahwa persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku dapat dinyatakan sebagai persyaratan hukum. Perusahaan diharapkan mempunyai Daftar Dokumen Eksternal yaitu daftar peraturan dan undang-undang yang berlaku terkait bidang industrinya untuk dapat memenuhi persyaratan ini. Temuan kebijakan mutu yang sering ditemukan adalah perihal mengkomunikasikan kebijakan mutu agar dipahami oleh karyawan dan pihak terkait. Perlu dinyatakan metode yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkomunikasikan kebijakan mutu ini, seperti misalnya menempatkan kebijakan mutu di tempat-tempat strategis agar dapat dibaca oleh karyawan maupun pihak terkait lainnya. Sosialisasi kebijakan mutu juga harus dilaksanakan sehingga karyawan dapat memahami dan melaksanakan kebijakan mutu. Kebijakan mutu adalah salah satu dokumen wajib ISO 9001:2015 yang harus sesuai dengan tujuan dan konteks perusahaan dalam mendukung keputusan strategis untuk mengelola mutu produk dan layanan. Temuan Kebijakan Mutu | Konsultan ISO Integrasi