Training ISO | Reformasi Birokrasi
Reformasi banyak membawa perubahan di Indonesia, termasuk di antaranya dalam aspek pemerintahan. Good governance menjadi hal penting dan terus digaungkan. Sejalan dengan itu terbit Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Apa saja yang perlu kita ketahui mengenai Reformasi Birokrasi dan bagaimana hubungannya dengan Sistem Manajemen Mutu? Berikut beberapa hal penjelasannya:
- Undang-undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mewajibkan untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan asas penyelenggaraan pelayanan publik.
Untuk melaksanakannya diperlukan sistem yang dapat memastikan tingkat kualitas pelayanan publik yang diberikan kepada masyarakat oleh penyelenggara pelayanan publik. Reformasi birokrasi merupakan salah satu bagian penting dari usaha-usaha untuk meningkatkan mutu pelayanan publik tersebut. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokrasi adalah „tata laksana‟, denga tersebut adalah sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance.
- Salah satu yang diperlukan untuk perbaikan tata laksana adalah dengan melaksanakan Sistem Manajemen Mutu.
Di beberapa Kementerian misalnya Kementerian Pekerjaan Umum ada Peraturan Menteri yang mengatur penerapan Sistem Manajemen Mutu atau SMM yaitu Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor 4 tahun 2009, yang dimaksud Sistem Manajemen Mutu adalah “Sistem manajemen organisasi untuk mengarahkan dan mengendalikan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi dan non-konstruksi di setiap Unit Kerja, Unit Pelaksana Kegiatan dan Penyedia Jasa dalam hal pencapaian mutu.”
- Menetapkan tugas dan fungsi menerapkan SMM
Lebih lanjut dijelaskan dalam pasal 5 Peraturan Menteri ini bahwa seluruh Unit Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib memahami dan menerapkan SMM. Kewajiban penerapan SMM ini terdapat pada unit kerja tingkat eselon I dan eselon II. Konsultan ISO SMM melakukan pengkajian dasar–dasar hukum tentang Sistem Manajemen Mutu serta proses bisnis dan tata laksana organisasi di Direktorat Keterpaduan Infrastruktur Permukiman. Pada tahap awal juga dilakukan studi literatur terkait dokumen SMM yang ada di lingkungan Kementerian.
- Melakukan reviu terhadap proses pelayanan
Untuk dapat melaksanakan SMM dengan baik haruslan melakukan studi literatur terkait dokumen SMM atau proses pelayanan yang ada saat ini. Melakukan Review terhadap Sistem Manajemen Mutu yang telah ada termasuk SOP atau Petunjuk Pelaksanaan dan Instruksi Kerja-nya untuk kemudian disesuaikan dengan Tugas dan Fungsi dari Direktorat terkait. Biasanya dalam menerapkan SMM harus melalui workshop atau forum diskusi dengan berbagai Stakeholder terkait, dalam rangka penyempurnaan Review dan Penyesuaian Sistem Manajemen Mutu. Hasil dari tahap ini adalah disetujui Pedoman Mutu dan Petunjuk Pelaksanaan SMM yang sesuai dengan layanan utama yang tercantum dalam dokumen Reformasi Birokrasi.
- Melakukan fasilitasi penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat terkait
Setelah seluruh dokumentasi SMM terdokumentasi, maka dilakukan tahap fasilitasi penerapan. Tahap ini memastikan SMM dipahamai oleh seluruh pelaksana proses. Pada tahap ini juga dilakukan sosialisasi kepada seluruh Sub Direktorat yang masuk dalam ruang lingkup penerapan SMM. Tahap penerapan ini juga termasuk adanya pelaksanaan pelatihan Audit Internal dan pelaksanaan kegiatan audit internal. Tujuan dari kegiatan audit internal ini adalah untuk memeriksa efektifitas penerapan SMM.
Change Konsultan membantu Kementerian untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu atau SMM sebagai bagian dari Program Penerapan Reformasi Birokrasi. Layanan utama Kementerian atau Direktorat Terkait yang tercantum dalam Reformasi Birokrasi menjadi proses utama dalam SMM. Apabila diperlukan penerapan SMM dapat dilanjutkan sampai tahap Sertifikasi. Tahap Sertifikasi melibatkan Badan Sertifikat eksternal sebagai pihak ketiga independen yang mengeluarkan sertifikat setelah melalui dua tahap audit. Tahap pertama adalah pemeriksaan kelengkapan dokumentasi SMM dan tahap kedua adalah memeriksa kesesuaian antara rencana pelayanan yang terdokumentasi dalam Prosedur atau Petunjuk Pelaksanaan dengan realisasinya.