Apa saja tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal? – Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Berikut ini adalah tahapan yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan Audit Internal : 1. Membuat Program Audit Internal Program Audit Internal menjelaskan rencana dan jadwal pelaksanaan Audit Internal di seluruh Bagian yang masuk dalam ruang lingkup Sertifikasi. Program Audit juga harus mencakup seluruh Persyaratan dan Dokumentasi ISO 9001:2015 yang telah ditetapkan oleh Manajemen. 2. Melaksanakan Pelatihan Audit Internal Auditor Internal yang melaksanakan pemeriksaan Sistem Manajemen harus sudah pernah mengikuti Pelatihan Audit Internal. Pelatihan Audit Internal akan menjelaskan Fokus Audit ISO 9001:2015, Siklus Audit, Teknik dan Metode Audit, Teknik Bertanya, Laporan Audit dsb. 3. Pembentukkan Tim Audit Tim Audit ditunjuk oleh Manajemen yang terdiri dari Ketua Tim Audit (Lead Auditor) dan Tim Audit (Auditor). Audit Internal harus dilaksanakan secara independen dimana auditor tidak boleh mengaudit area kerjanya sendiri. 4. Review Dokumentasi Tim Audit melakukan review Prosedur sesuai dengan penugasannya dan membuat Daftar Periksa (Check List). Daftar Periksa akan membantu Auditor mengajukan pertanyaan dalam pelaksanaan audit dan merupakan kertas kerja untuk menuliskan fakta temuan audit. 5. Melaksanakan Rapat Pembukaan Audit Tim Auditor melaksanakan Rapat Pembukaan Audit (Opening Meeting) yang dihadiri oleh seluruh Bagian yang akan diaudit (Auditee). Ketua Tim Audit memimpin Rapat Pembukaan untuk menjelaskan rencana dan metode pelaksanaan audit yang akan dilaksanakan. 6. Melaksanakan Audit Internal Tim Audit mengumpulkan bukti-bukti penerapan Sistem Manajemen dengan melakukan wawancara, tinjauan dokumen dan menyaksikan pelaksanaan proses. Auditor harus mencatat seluruh bukti penerapan baik yang Sesuai (Compliance) maupun yang Tidak Sesuai (Non Compliance). Siklus Audit Internal | Konsultan ISO 7. Membuat Laporan Audit Internal Tim Audit membuat Laporan Audit dibuat berdasarkan bukti-bukti penerapan yang telah didokumentasikan dengan lengkap dalam Daftar Periksa. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian, Auditor membuat Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective Preventive Action Request) 8. Melaksanakan Rapat Penutupan Audit Ketua Tim Audit memimpin Rapat Penutupan Audit (Closing Meeting) untuk menjelaskan efektifitas penerapan Sistem Manajemen di masing-masing Bagian. Apabila ada temuan Ketidaksesuaian disampaikan, Auditor meminta kesepakatan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan Auditee. 9. Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajer Bagian (Auditee) menyepakati temuan Ketidaksesuaian dan melakukan analisis akar masalah serta melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sesuai dengan waktu yang telah disepakati. Manajer Bagian menandatangani Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang telah dilaksanakan untuk disampaikan kepada Manajemen. 10. Melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Manajemen memeriksa efektifitas penerapan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang dilaksanakan oleh Bagian (Auditee). Apabila Tindakan Perbaikan dan Pencegahan telah tepat dan efektif, maka Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan dapat ditutup. 11. Melaporkan Dalam Rapat Tinjauan Manajemen Ketua Tim Audit melaporkan hasil Audit Internal dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen kepada Manajemen dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Manajemen memberikan masukan dan mengingatkan kembali akan komitmen menerapkan Sistem Manajemen secara efektif untuk meningkatkan kinerja proses dan mutu produk serta layanan. 12. Melakukan Evaluasi Audit Internal Manajemen dan Ketua Tim Audit melakukan evaluasi terhadap pelakasanaan Audit Internal, Temuan Audit dan juga Kompetensi Auditor. Program Peningkatan Audit Internal ditetapkan untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan Audit Internal berikutnya. Hubungi Change Konsultan untuk pelaksanaan Pelatihan Audit Internal. Siklus Audit Internal | Konsultan ISO Integrasi
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Berikut ini tabel perbandingan persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai pedoman untuk melakukan Upgrading ISO 9001 :2015 1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Klausul 4.1 Persyaratan Umum ISO 9001:2008 menjadi klausul 4.1 Konteks Organisasi. Dengan perubahan persyaratan ini perusahaan harus memahami organisasi dan konteksnya. Selain itu perusahaan juga harus memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait. Perusahaan harus menetapkan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan menjelaskan keseluruhan proses-proses yang ada dalam Sistem Manajemen Mutu. Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008 menjadi klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi. Dengan perubahan persyaratan ini maka Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3) dan Pengendalian Rekaman (klausul 4.2.4) yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2018 berubah menggunakan terminologi Informasi Terdokumentasi dalam ISO 9001:2015 yang tetap harus dikendalikan dalam Sistem Manajemen Mutu baik pada proses penerbitan, pendistribusian dan juga mekanisme revisinya. Persyaratan Klausul 4.2.2 Manual Mutu ISO 9001:2008 tidak dinyatakan secara spesifik dalam standar ISO 9001:2015. Namun perusahaan dapat tetap mempertahankan dokumen Manual Mutu untuk menjelaskan bagaimana persyaratan standar dapat dipenuhi baik pada tingkat kebijakan maupun tingkat pelaksanaan proses. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 2. Persyaratan Tanggung Jawab Manajemen Klausul 5.1 Komitmen Manajemen ISO 9001:2008 tetap menjadi bagian penting dalam standar ISO 9001:2015. Standar terbaru ISO 9001:2015 menegaskan Kepemimpinan dan Komitmen Manajemen menjadi tanggung jawab manajemen puncak untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Klausul Fokus Pelanggan ISO 9001:2008 tetap ada dalam standar ISO 9001:2015 yang secara eksplisit menyatakan bahwa perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2015 harus dapat memenuhi persyaratan Pelanggan dan Undang-undang serta peraturan yang berlaku. Fokus Pelanggan ini juga berarti menaruh perhatian penuh untuk meningkatkan Kepuasan Pelanggan. Persyaratan Perencanaan dalam ISO 9001:2008 ada di Klausul 6.1 ISO 9001:2015 yang mensyaratkan perusahaan untuk mengidentifikasi risiko mutu pada produk dan layanan kepada Pelanggan. Ini merupakan persyaratan baru ISO 9001, Change Konsultan akan membantu perusahaan untuk menetapkan Prosedur Manajemen Risiko untuk melakukan analisis risiko dan penanganannya. Persyaratan klausul 5.5 Tanggung Jawab dan Kewenangan tetap menjadi bagian dari tugas manajemen dalam ISo 9001:2015 hanya berubah menjadi klausul 5.3. Penunjukkan Wakil Manajemen yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 tidak dinyatakan secara spesifik dalam ISO 9001:2015. Tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu menjadi tugas Manajemen Puncak yang dibantu peran Manajemen lainnya yang relevan yang berlaku di wilayah tanggung jawabnya. Hubungi Change Konsultan contact phone: 0812-8604777 untuk melakukan Upgrading ISO 9001:2015. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Integrasi
Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO
Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO | Konsultan ISO. Dalam penerapan ISO ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sistem manajemen dapat diterapkan secara efektif. Standar ISO 9001:2015 mensyaratakan peran, tugas dan wewenang harus ditetapkan dalam perusahaan. Apa saja peran, tugas dan wewenang karyawan dalam penerapan ISO? Mampu menjelaskan tugas dan kewenangannya dalam melaksanakan proses. Tugas dan kewenangan ini harus sesuai dengan Prosedur dan Instruksi Kerja yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Konsultan ISO akan memastikan setiap jabatan yang khususnya mempengaruhi mutu produk dan layanan memiliki Uraian Tugas dan Kewenangan yang menjadi persyaratan ISO 9001:2015 klausul 5.3. Mengetahui rekaman apa saja yang dihasilkan dalam suatu proses. Rekaman mutu merupakan bukti obyektif yang menunjukkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen. Konsultan ISO akan mendaftar seluruh rekaman dalam Daftar Rekaman yang harus dipelihara dan disimpan sesuai dengan persyaratan Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015 klausul 7.5. Memastikan produk dan layanan telah sesuai dengan kriteria mutu. Hasil pemeriksaan mutu harus disimpan dengan baik untuk membuktikan kesesuaian mutu produk dan layanan. Konsultan ISO akan memastikan perusahaan menerapkan klausul 8.5.1 ISO 9001:2015 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa secara efektif dalam memastikan pelaksanaan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahapan yang telah ditentukan. Memahami persyaratan pelanggan yang terkait tugas dan tanggung jawabnya. Karyawan mempunyai informasi terkait persyaratan pelanggan dan kriteria mutu produk dan layanan yang harus dipenuhi. Konsultan ISO akan memastikan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 8.2 Persyaratan Produk dan Jasa dikomunikasikan ke seluruh Bagian yang terkait untuk dapat mencapai kesesuaian mutu sesuai persyaratan Pelanggan. Merekam data yang dibutuhkan untuk mengukur pencapaian sasaran mutu. Setiap Bagian harus melaporkan pencapaian Sasaran Mutu kepada Manajemen secara periodik. Monitoring pencapaian sasaran mutu ini harus dihitung berdasarkan data kinerja mutu operasional di lapangan. Konsultan ISO akan membantu menetapkan program dan metode pengukuran pencapaian sasaran mutu sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 6.2.1 Mutu merupakan tugas seluruh karyawan, karenanya Konsultan ISO akan melakukan sosialisasi tugas karyawan dalam penerapan ISO yang akan menentukan tingkat efektifitas penerapan Sistem Manajemen. Konsultan ISO Integrasi | Tugas Karyawan Dalam Penerapan ISO