Sasaran Mutu Kontraktor – Dalam penerapan ISO 9001:2015 perusahaan konstruksi wajib menetapkan sasaran mutu. Persyaratan klausul 6.2 standar ISO 9001:2015 ini mewajibkan perusahaan untuk menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkatan dan proses yang relevan yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Sasaran Mutu harus konsisten dengan kebijakan mutu, terukur, memperhitungkan persyaratan yang berlaku, relevan dengan kesesuaian produk / jasa dan dengan peningkatan kepuasan pelanggan. Sasaran Mutu juga harus dipantau, dikomunikasikan dan diperbarui secara periodik. Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Berikut ini contoh sasaran mutu di perusahaan kontraktor : A. Bagian Marketing Sasaran Mutu : Kelengkapan dokumen proyek kepada Operasi 100% Periode Pengukuran : Setiap bulan per proyek Metode Pengukuran : Jumlah dokumen yang diserahkan dibandingkan jumlah dokumen yang diperlukan Sumber Data : Check List Serah Terima Proyek dari Bagian Marketing ke Bagian Operasi. B. Bagian Operasi Sasaran Mutu #1 : Defect List hasil pemeriksaan bersama pelanggan maksimal 10 per area Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Jumlah defect list per area Sumber Data : Laporan Defect List Sasaran Mutu #2 : Proyek 100% sesuai waktu yang ditetapkan Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Tidak ada penalti keterlambatan dan sesuai dengan master schedule Sumber Data : Master Schedule Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Sasaran Mutu #3 : Proyek sesuai 100% anggaran Periode Pengukuran : Setiap bulan Metode Pengukuran : Jumlah biaya proyek dibandingkan anggaran proyek Sumber Data : Laporan Bulanan Proyek C. Bagian Pembelian Sasaran Mutu : Barang yang dibeli 100% sesuai spesifikasi Periode Pengukuran : Setiap bulan per proyek Metode Pengukuran : Jumlah barang yang sesuai sepesifikasi dibandingkan total pembelian Sumber Data : Purchase Order dan Pemeriksaan kedatangan D. Bagian Sumber Daya Manusia Sasaran Mutu : Program pelatihan tahunan direalisasikan minimal 60% Periode Pengukuran : Setiap tahun Metode Pengukuran : Jumlah pelatihan yang dilaksanakan dalam satu tahun dibandingkan dengan program pelatihan tahunan Sumber Data : Program Pelatihan Tahunan Sasaran Mutu Kontraktor | Konsultan ISO Integrasi Sasaran Mutu harus dilakukan pengukuran pencapaiannya secara periodik. Ketika merencanakan mencapai sasaran mutunya, perusahaan harus menentukan program yang menjelaskan apa yang akan dilakukan, sumber daya apa yang akan diperlukan, siapa yang akan bertanggung jawab, kapan akan selesai dan bagaimana hasilnya akan dievaluasi. Hubungi Change Konsultan : 0812-8604777 untuk penerapan ISO 9001:2015 di Kontraktor
Teknik Audit Internal
Teknik Audit Internal – Dalam melakukan audit internal, seorang auditor mempunyai tugas untuk mengumpulkan fakta tentang penerapan Sistem Manajemen. Untuk dapat melakukan tugasnya seorang auditor harus melakukan tiga teknik audit berikut yang dapat membantunya mengumpulkan bukti-bukti penerapan. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 1. Describe (Menjelaskan) Auditor meminta auditee untuk menjelaskan proses yang ada di area kerjanya. Bagaimana proses dilaksanakan mulai dari input sampai dengan output. Apa saja tahap pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan persyaratan mutu dapat dipenuhi. Dengan menggunakan teknik ini maka auditor dapat menyimpulkan apakah auditee memahami prosedur dan proses yang dilaksanakannnya. Auditor melakukan wawancara dengan auditee untuk mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan. Auditor mengajukan pertanyaan terbuka yang menyebabkan auditee harus menerangkan proses dengan rinci. Karena tujuan pelaksanaan audit untuk mengumpulkan bukti-bukti penerapan, maka auditee yang harus lebih banyak berbicara dibandingkan dengan auditor. Auditor menuliskan semua informasi yang didapat dalam kertas kerja check list auditor. Konsultan ISO | Teknik Audit Internal 2. Demostration (Memperagakan) Pada saat audit, auditor dapat meminta auditee untuk memperagakan proses yang dilaksanakannya. Auditor dapat mengujungi area kerja untuk menyaksikan pelaksanaan proses. Melihat secara langsung pelaksanaan proses sangat penting untuk auditor untuk dapat menyimpulkan apakah prosedur telah diterapkan secara efektif. Auditor membandingkan kesesuaian pelaksanaan proses dibandingkan dengan apa yang dijelaskan dalam dokumentasi. Apabila ada penerapan yang tidak sesuai, maka dapat menjadi temuan ketidaksesuaian. Temuan ketidaksesuaian dapat terjadi terhadap pemenuhan persyaratan standar atau juga penyimpangan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Auditor harus mengumpulkan fakta dengan lengkap sebelum menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian. Teknik Audit Internal | Konsultan ISO 3. Documentation (Dokumentasi) Teknik ini digunakan oleh auditor untuk meninjau kecukupan dokumen dan rekaman. Dalam ISO 9001:2015 disebut sebagai Informasi terdokumentasi. Dalam prosedur biasanya disebutkan rekaman apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan proses. Auditor harus memeriksa kelengkapan rekaman proses, bagaimana cara penyimpanannya, lama masa simpan dsb. Dalam standar ISO 9001 rekaman atau informasi terdokumentasi ini adalah bukti obyektif yang menunjukkan bahwa Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif. Auditor harus mencatat seluruh rekaman yang diperiksa dalam pelaksanaan audit secara lengkap dan akurat apabila apabila menjadi temuan ketidaksesuaian. Konsultan ISO Integrasi | Teknik Audit Internal Auditor Internal dapat menggunakan tiga teknik audit internal ini untuk dapat melaksanakan tugasnya memastikan Sistem Manajemen telah diterapkan secara efektif dan telah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan manajemen.
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001
Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Berikut ini tabel perbandingan persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai pedoman untuk melakukan Upgrading ISO 9001 :2015 1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Klausul 4.1 Persyaratan Umum ISO 9001:2008 menjadi klausul 4.1 Konteks Organisasi. Dengan perubahan persyaratan ini perusahaan harus memahami organisasi dan konteksnya. Selain itu perusahaan juga harus memahami kebutuhan dan harapan pihak terkait. Perusahaan harus menetapkan ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan menjelaskan keseluruhan proses-proses yang ada dalam Sistem Manajemen Mutu. Klausul 4.2 Persyaratan Dokumentasi ISO 9001:2008 menjadi klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi. Dengan perubahan persyaratan ini maka Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3) dan Pengendalian Rekaman (klausul 4.2.4) yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2018 berubah menggunakan terminologi Informasi Terdokumentasi dalam ISO 9001:2015 yang tetap harus dikendalikan dalam Sistem Manajemen Mutu baik pada proses penerbitan, pendistribusian dan juga mekanisme revisinya. Persyaratan Klausul 4.2.2 Manual Mutu ISO 9001:2008 tidak dinyatakan secara spesifik dalam standar ISO 9001:2015. Namun perusahaan dapat tetap mempertahankan dokumen Manual Mutu untuk menjelaskan bagaimana persyaratan standar dapat dipenuhi baik pada tingkat kebijakan maupun tingkat pelaksanaan proses. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 2. Persyaratan Tanggung Jawab Manajemen Klausul 5.1 Komitmen Manajemen ISO 9001:2008 tetap menjadi bagian penting dalam standar ISO 9001:2015. Standar terbaru ISO 9001:2015 menegaskan Kepemimpinan dan Komitmen Manajemen menjadi tanggung jawab manajemen puncak untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Klausul Fokus Pelanggan ISO 9001:2008 tetap ada dalam standar ISO 9001:2015 yang secara eksplisit menyatakan bahwa perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2015 harus dapat memenuhi persyaratan Pelanggan dan Undang-undang serta peraturan yang berlaku. Fokus Pelanggan ini juga berarti menaruh perhatian penuh untuk meningkatkan Kepuasan Pelanggan. Persyaratan Perencanaan dalam ISO 9001:2008 ada di Klausul 6.1 ISO 9001:2015 yang mensyaratkan perusahaan untuk mengidentifikasi risiko mutu pada produk dan layanan kepada Pelanggan. Ini merupakan persyaratan baru ISO 9001, Change Konsultan akan membantu perusahaan untuk menetapkan Prosedur Manajemen Risiko untuk melakukan analisis risiko dan penanganannya. Persyaratan klausul 5.5 Tanggung Jawab dan Kewenangan tetap menjadi bagian dari tugas manajemen dalam ISo 9001:2015 hanya berubah menjadi klausul 5.3. Penunjukkan Wakil Manajemen yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 tidak dinyatakan secara spesifik dalam ISO 9001:2015. Tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu menjadi tugas Manajemen Puncak yang dibantu peran Manajemen lainnya yang relevan yang berlaku di wilayah tanggung jawabnya. Hubungi Change Konsultan contact phone: 0812-8604777 untuk melakukan Upgrading ISO 9001:2015. Tabel Perbandingan Persyaratan ISO 9001:2008 dan ISO 9001:2015 | Konsultan ISO Integrasi